netfiles unterstützt Sie bei der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten im Team mit umfangreichen Funktionen zum Dokumentenmanagement. So einfach arbeiten Sie mit verschiedenen Versionen eines Dokuments: Bei der Onlinebearbeitung von Office Dokumenten, Textdokumenten oder Wikiseiten über die Funktion "Bearbeiten" wird automatisch eine temporäre Arbeitskopie erstellt ("check-out"). Bei lokal auf Ihrem PC erstellten Dokumenten aktivieren Sie die Versionierung zu einem Dokument durch Upload einer gleichnamigen Datei oder mit der Funktion "Upload neue Version". In der Dateiübersicht eines Ordners sehen Benutzer mit Änderungsrecht nun ein entsprechendes Icon neben dem Dateinamen.
Durch Klicken auf das Versionsicon wechseln Sie in die Versionshistorie eines Dokuments. Während der Bearbeitung ist die temporäre Arbeitskopie gekennzeichnet und gegen versehentliches Bearbeiten durch andere Benutzer als den Versionsbesitzer geschützt.
Wenn Sie die online modifizierte oder als "neue Version" hochgeladene Arbeitskopie für alle anderen Benutzer freigeben möchten ("check-in"), wählen Sie die Funktion "Arbeitskopie freigeben". Benutzer mit Änderungsrecht können an dem aktualisierten Dokument weiterarbeiten. Benutzer ohne Änderungsrecht bekommen nun ausschliesslich diese neueste Version bereitgestellt.
Ergänzend zu dem bisher beschriebenen Vorgehen steht Ihnen im Dialog "Eigenschaften" zu einem Dokument noch der Dokumentstatus zur Verfügung:
setzen Sie den Status auf "in Bearbeitung" um eine Arbeitskopie zu erzeugen und das Dokument zu kennzeichnen ("check-out").
der Status "geschützt" verhindert jegliche Veränderungen an dem Dokument auch durch Benutzer mit Änderungsrecht.
Bitte beachten Sie, dass die hier beschriebene Versionierung von Dokumenten durch den Administrator des Projekt- bzw. Datenraums deaktiviert werden kann. In diesem Fall stehen Ihnen nur die zuletzt beschriebenen Dokumentstati "in Bearbeitung" und "geschützt" zur Verfügung.