Was ist ein Datenraum?

Datenraum für Due Diligence

Der Begriff Datenraum hat seinen Ursprung im Bereich von Due Diligence Prüfungen. In der Vergangenheit wurde im Rahmen eines Verkaufsprozesses während der Due Diligence ein geschützter physischer Raum, ein so genannter Datenraum eingerichtet, zu dem nur die an der Prüfung beteiligten Bieter und externen Berater Zugang haben, um die dort zusammengetragenen, vertraulichen Unterlagen zu sichten und zu prüfen.

Im Zuge der Globalisierung und einer immer größeren Verbreitung von IT-gestützten Dokumentenmanagement-Systemen wurde im Laufe der Zeit damit begonnen, die physischen Datenräume durch virtuelle Datenräume abzulösen, um deren Ortsgebundenheit aufzuheben und den an der Due Diligence Beteiligten ihre Arbeit zu erleichtern.

Virtueller Datenraum

Ein virtueller Datenraum ist eine internetbasierte Anwendung, die einen sicheren standortunabhängigen Zugriff auf vertrauliche Dokumente ermöglicht. Im virtuellen Datenraum können alle für die Due Diligence relevanten Dokumente strukturiert abgelegt und gezielt über Zugriffsrechte Benutzergruppen (z.B. Bietern) für den Lesezugriff und/oder Download zugänglich gemacht werden. Der virtuelle Datenraum bietet durch Datenverschlüsselung bei der Übertragung und Speicherung höchstmöglichen Schutz beim Datenaustausch von vertraulichen Daten. Zudem können besonders sensible Dokumente gegen einen Download und mit einem Wasserzeichen geschützt werden. Detaillierte Zugriffsrechte regeln im Datenraum, welche Benutzer Daten nur lesen oder herunterladen oder editieren können. Und Administratoren eines virtuellen Datenraums haben über Aktivitätsprotokolle jederzeit volle Kontrolle über alle Vorgänge im Datenraum.

 

Datenraum Anwendungsfälle

Virtuelle Datenräume stoßen heute über das Thema Due Diligence hinaus auf großes Interesse von Unternehmen und werden auch außerhalb von Fusionen, Firmenübernahmen und Immobilientransaktionen für den sicheren, standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch und die Online-Zusammenarbeit eingesetzt. Sei es mit Kunden, Geschäftspartnern, aus dem Homeoffice oder in Projektteams. Bisherige Lösungen wie E-Mail, FTP-Server oder komplexe Softwareanwendungen wie z.B. SharePoint oder Cloudspeicher-Dienste sind entweder zu unsicher oder überfordern Anwender und setzen erheblichen IT-Administrationsaufwand voraus. Gleichzeitig steigen in den Unternehmen die Compliance-Anforderungen im Hinblick auf Datensicherheit - auch beim Datenaustausch über Unternehmensgrenzen hinweg. Ein virtueller Datenraum bietet durch Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und Speicherung, benutzerspezifische Zugriffsrechte, erweiterten Dokumentenschutz, wie z.B. Wasserzeichen, und eine lückenlose Protokollierung aller Aktivitäten im Datenraum ein Höchstmaß an Sicherheit beim Datenaustausch.

 

Im Folgenden sind die typischen Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen aufgeführt:

Unternehmen allgemein

Finanzbereich

Immobilienbereich

Kanzleien

Bauprojekte