Was ist Filesharing?

Filesharing bezeichnet grundsätzlich den Austausch von Dateien zwischen zwei oder mehreren Parteien. In der Regel erfolgt dieser Austausch manuell und anlassbezogen (ad-hoc) sowie zur Zusammenarbeit. Je nach Bedarf kann Filesharing Cloud-basiert, On-Premises oder über klassische Technologien wie FTP erfolgen. Typische Einsatzbereiche sind Teamarbeit, Projektaustausch, Kundenkommunikation oder der Datentransfer mit vertrauenswürdigen Partnern. Im Unternehmensumfeld ergänzen Filesharing-Dienste oft bestehende Systeme, um große oder sensible Dateien sicher und effizient zu übertragen.

Managed File Transfer (MFT) ist eine spezialisierte Lösung für den automatisierten, sicheren und nachvollziehbaren Austausch von geschäftskritischen Daten. MFT nutzt etablierte Protokolle wie SFTP, FTPS, HTTPS, AS2 oder API-basierte Verbindungen und ermöglicht damit eine konsistente, revisionssichere und Compliance-konforme Datenübertragung. Während Filesharing vor allem Flexibilität und einfache Bedienung bietet, ergänzt MFT klare Richtlinien und maximale Sicherheit. Unternehmen setzen MFT vor allem dort ein, wo die Vertraulichkeit und Sicherheit von Datenübertragungen gewährleistet sein muss.

E-Mail-Anhänge stoßen schnell an Grenzen: Sie haben Größenlimits, bieten keine Nachverfolgung und erfüllen häufig nicht die Compliance-Anforderungen von Unternehmen. Filesharing – insbesondere per MFT – ist also dann sinnvoll, wenn große Dateien, sensible Dokumente oder gemeinsame Bearbeitung gefragt sind – inklusive klarer Rechte- und Zugriffssteuerung.

Die klassische E-Mail und Filesharing ergänzen sich: Über Upload- oder Freigabelinks können Dokumente sicher per E-Mail verschickt werden, ohne sie direkt im Postfach zu speichern. Die meisten Filesharing-Anbieter setzen zudem auf die Freigabe über E-Mail-Adressen. In diesem Fall erhält der Empfänger einer Datensendung eine E-Mail mit den Informationen oder dem Link, den er für das Abrufen der Daten benötigt.

Während das File Transfer Protocol (FTP) historisch als einfache Lösung für Dateiübertragungen genutzt wurde, erfüllt es die heutigen Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Transparenz nicht mehr. FTP bietet weder moderne Verschlüsselung noch klare Zugriffskontrollen oder eine revisionssichere Nachvollziehbarkeit – alles Faktoren, die für Unternehmen unverzichtbar sind. FTP ist traditionell unverschlüsselt, wobei es Varianten wie FTPS (FTP über SSL/TLS) oder SFTP (SSH File Transfer Protocol) gibt. Diese verbessern die Verschlüsselung, bieten aber keine zentrale Steuerung und keine Protokollierung. Außerdem sind sie technisch aufwendig in Verwaltung und Betrieb.

Managed File Transfer (MFT) schließt die Sicherheitslücken von FTP: Es verschlüsselt Transfers zuverlässig, protokolliert jede Aktion, ermöglicht fein steuerbare Berechtigungen und automatisiert wiederkehrende Prozesse. Wer sensible oder geschäftskritische Daten sicher übertragen möchte, kommt an MFT daher nicht vorbei.

Die Antwort ist: Ja – wenn das eingesetzte MFT-System entsprechend sicher ist. Eine moderne Managed-File-Transfer-Lösung wie netfiles Send überträgt Daten verschlüsselt, bietet einen klaren Zugriffsschutz und ermöglicht die vollständige Nachvollziehbarkeit aller Downloads.

Dadurch lassen sich zentrale DSGVO-Anforderungen wie Vertraulichkeit, Integrität, Zweckbindung und technische-organisatorische Maßnahmen zuverlässig erfüllen. Wichtig ist jedoch, dass der Anbieter selbst DSGVO-konform arbeitet, idealerweise mit Hosting in der EU bzw. Deutschland und entsprechenden Zertifizierungen.

Auch hier ist die Antwort: Grundsätzlich ja. MFT protokolliert alle Dateiübertragungen und Nutzeraktionen revisionssicher und unveränderbar. Dadurch lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer welche Daten übertragen oder heruntergeladen hat. Diese lückenlose Dokumentation ist nicht nur für interne Sicherheitsprozesse wichtig, sondern auch für Compliance-Anforderungen wie NIS-2, DORA oder branchenspezifische Standards.

Business-Filesharing (teilweise auch Enterprise Filesharing genannt) beschreibt den sicheren Austausch von Dateien im Unternehmenskontext – intern wie extern. Anders als beim privaten Filesharing stehen hier strukturierte Prozesse, klare Rollen und hohe Sicherheitsanforderungen im Vordergrund. Unternehmen müssen jederzeit nachvollziehen können, wer welche Daten austauscht, wie lange sie verfügbar sind und unter welchen Bedingungen darauf zugegriffen werden darf. Deshalb spielt neben dem reinen Austausch vor allem die Einhaltung von Datenschutz, Compliance und Kontrollierbarkeit eine zentrale Rolle.

Viele Unternehmen greifen auch im Geschäftsalltag auf unsichere Anbieter für privates Filesharing (z. B. WeTransfer, TransferNow oder MEGA) oder die sogenannte „Public Cloud“ (z. B. Dropbox, OneDrive oder Google Drive) zurück. Obwohl diese Anbieter weit verbreitet sind und zum Teil auch Services für professionellen Gebrauch anbieten, sollten sie nur mit äußerster Vorsicht zum Austausch sensibler Geschäftsdaten genutzt werden.

Ein vertrauenswürdiger Filesharing-Anbieter stellt sicher, dass sensible Daten geschützt, nachvollziehbar verarbeitet und unter klaren rechtlichen Rahmenbedingungen übertragen werden.

Wichtige Merkmale:

• Hosting und Datenresidenz in einem DSGVO-konformen Rechtsraum, idealerweise in Deutschland

• Keine Abhängigkeit von Gesetzen wie dem US CLOUD Act

• Zertifizierte Rechenzentren und Prozesse (z. B. ISO/IEC 27001, ISO 22301, BSI C5, SOC 2)

• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung (z. B. AES-256, TLS)

• Revisionssichere Protokollierung und klare Zugriffskontrolle

• DSGVO-konforme Zusammenarbeit mit externen Partnern ohne Konto-Zwang

• Keine Werbung, kein Tracking und kein Daten-Mining

Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsprojekte erfordern häufig strukturierte Freigaben und den Transfer großer Datenpakete. Filesharing über MFT stellt sicher, dass sensible Inhalte wie Projekt- und Finanzinformationen geschützt und nachvollziehbar übertragen werden.

Typische Anwendungsfälle:

• Austausch von Prüfungsberichten, Jahresabschlüssen und Arbeitsunterlagen

• Übermittlung großer Datenexporte aus ERP- oder Finanzsystemen

• Freigabe vertraulicher Projektdaten an Mandanten

• Revisionssichere Dokumentation aller Uploads, Downloads und Zugriffe

In der Rechts- und Steuerberatung müssen große und hochsensible Unterlagen sicher mit Mandanten, Behörden oder Gerichten ausgetauscht werden. Viele dieser Informationen unterliegen strengen datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie dem Berufsgeheimnis. Filesharing über MFT bietet hierfür eine zuverlässige, datenschutzkonforme Lösung mit revisionssicherer Nachvollziehbarkeit.

Typische Anwendungsfälle:

• Sicherer Austausch vertraulicher Mandantenunterlagen

• Bereitstellung großer Verträge, Gutachten und Steuerdokumente

• Empfang sensibler Dateien über geschützte Upload-Links

• Revisionssichere Protokollierung für interne Kontrolle und Compliance

Hier stehen personenbezogene Daten, Compliance und regulatorische Vorgaben (zum Beispiel NIS-2, BAIT/VAIT und DORA) im Vordergrund. Filesharing über MFT erlaubt die sichere Übermittlung auch bei großen Datenmengen – intern wie extern.

Typische Anwendungsfälle:

• Versand und Empfang vertraulicher Kunden- und Vertragsunterlagen

• Sichere Einreichung von Schadensdokumenten, Gutachten oder Bildmaterial

• Datenaustausch zwischen Standorten, Filialen oder externen Partnern

• Nachvollziehbare, auditfähige Übertragung sensibler Unterlagen

Ob Vermarktung, Projektentwicklung oder Bauvorhaben – in der Immobilienbranche fallen regelmäßig große und sensible Dateien an, die mit vielen externen Beteiligten geteilt werden müssen. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass alle Beteiligten immer Zugriff auf die aktuellen Versionsstände haben.

Typische Anwendungsfälle:

• Austausch großer Exposés, CAD-Dateien, Energieausweise und Baupläne

• Sichere Kommunikation mit Gutachtern, Projektentwicklern oder Maklern

• Upload sensibler Unterlagen durch Interessenten oder Dienstleister

• Revisionssichere Dokumentation bei Transaktionen oder Übergaben

Konstruktionsdaten, Qualitätsberichte und technische Spezifikationen enthalten oft kritisches Know-how und geistiges Eigentum. Filesharing über MFT schützt diese Informationen zuverlässig – auch bei sehr großen Dateien und beim Austausch mit Partnern über Standort- und Landesgrenzen hinweg.

Typische Anwendungsfälle:

• Versand großer technischer Zeichnungen, Modelle oder Konstruktionsdaten

• Sicherer Austausch vertraulicher Projektunterlagen mit Fertigungspartnern

• Empfang von Lieferantendokumentation (Zertifikate, Prüfberichte, Freigaben)

• Kontrolle und Nachverfolgung sensibler Downloads für IP-Schutz

Als Betreiber kritischer Infrastruktur müssen Energie- und Versorgungsunternehmen große Datenmengen sicher und auditierbar austauschen – oft mit externen Partnern. Um die gesetzlichen Vorgaben wie das KRITIS-Dachgesetz und NIS-2 einzuhalten, kann eine MFT-basierte Filesharing-Lösung die Lücke zwischen Praxistauglichkeit und Sicherheit effizient schließen.

Typische Anwendungsfälle:

• Versand großer Planungs-, Prüf- oder Geodaten

• Sicherer Austausch sensibler Unterlagen mit Netzbetreibern oder Dienstleistern

• Empfang technischer Dokumentation und Zertifikate von Partnern

• Nachvollziehbare Übertragung für regulatorische Prüfungen (z. B. NIS-2)

Behörden benötigen sichere, nachvollziehbare Übermittlungswege für Bürger, Partnerorganisationen und interne Stellen – insbesondere bei großen oder sensiblen Akten. Der Datenaustausch erfordert zwingend DSGVO-Konformität und sollte ausschließlich auf sicheren Technologien wie MFT basieren. Der häufig gewählte Weg per E-Mail erfüllt diese Anforderungen nicht, weshalb sicheres Filesharing hier eine sinnvolle und anwenderfreundliche Lösung ist.

Typische Anwendungsfälle:

• Austausch großer Verwaltungsakten, Gutachten oder Projektunterlagen

• Bürgerfreundliche Einreichung sensibler Dokumente via Upload

• Bereitstellung vertraulicher Dateien an andere Behörden

• Revisionssichere Nachverfolgung für Compliance und Dokumentationspflichten

Kreativprojekte erzeugen riesige Dateien – von Videos bis RAW-Bildmaterial – und erfordern eine schnelle, zuverlässige Lösung für den Datenaustausch und Projektfeedback. Der häufig gewählte Weg über öffentliche Cloud-Anbieter und andere, unsichere Dienste ist besonders für vertrauliche Informationen nicht geeignet. Filesharing per MFT ermöglicht schnelle, sichere Übertragungen ohne Größenlimits.

Typische Anwendungsfälle:

• Versand großer Video-, Audio- und Grafikdateien

• Freigabe sensibler Kampagnenmaterialien an Kunden und Partner

• Upload von Rohmaterial durch Fotografen, Cutter oder Freelancer

• Kontrolle und Nachverfolgung von Downloads vertraulicher Projekte

Microsoft OneDrive ist ein leistungsfähiger Cloud-Speicher, unterliegt jedoch als US-Dienst dem CLOUD Act und damit erhöhten rechtlichen Risiken für vertrauliche oder personenbezogene Daten. Zudem ist für die Nutzung ein Microsoft-Konto erforderlich. MFT-typische Sicherheitsfunktionen fehlen vollständig, weshalb OneDrive nicht für streng geregelten, revisionssicheren Austausch sensibler Daten geeignet erscheint. netfiles Send bietet hier eine souveräne Business-Filesharing-Alternative zu OneDrive, die Sicherheit, Kontrolle und Datenschutz in den Mittelpunkt stellt.

Vorteile von netfiles gegenüber OneDrive:

• Ausschließlich in Deutschland gehostet und entwickelt – keine CLOUD-Act-Risiken

• Sicheres, MFT-basiertes Filesharing ohne Konto-Zwang für externe Partner

• Zertifizierte und testierte Infrastruktur (ISO/IEC 27001, ISO 22301, BSI C5, SOC 2)

• Zusätzlicher Vorteil der netfiles Datenräume: Kollaborative Online-Bearbeitung über OnlyOffice, vollständig innerhalb souveräner Umgebung

Google Drive ist ein weit verbreiteter Cloud-Speicher, unterliegt jedoch als US-Dienst dem CLOUD Act und damit juristischen Risiken, die für viele Unternehmen kritisch sind. Zudem erfordert die Nutzung ein Google-Konto. Während Google Drive durch einfache Zusammenarbeit überzeugt, gibt es keine MFT-Funktionen für revisionssicheren, geschützten Dateitransfer. netfiles Send stellt eine datensouveräne Alternative zu Google Drive dar, die speziell für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Compliance und Datenschutz entwickelt wurde.

Vorteile von netfiles gegenüber Google Drive:

• Vollständige Datenspeicherung in Deutschland, ohne US-Rechtszugriff

• Sichere, revisionssichere Dateiübertragung per MFT statt Cloud-Sync

• Keine Konto-Pflicht für externe Empfänger

• Zusätzlicher Vorteil der netfiles Datenräume: Gemeinsame Online-Bearbeitung durch OnlyOffice – ohne Datenabfluss zu Hyperscalern

Dropbox ist ein globaler Cloudspeicher mit Synchronisation und Sharing – gut für Alltagsnutzung, aber weniger geeignet für sensible Daten mit regulatorischen Vorgaben. netfiles Send setzt als Alternative zu Dropbox auf zertifiziertes Business-Filesharing sowie volle Datensouveränität durch Betrieb und Entwicklung ausschließlich in Deutschland.

Vorteile von netfiles gegenüber Dropbox:

• Hosting, Betrieb und Entwicklung zu 100 % in Deutschland

• Klare, auditfähige Governance statt synchronisierendem Cloud-Speicher

• MFT-basierter, revisionssicherer Datenaustausch für große Dateien

WeTransfer ermöglicht schnelle Dateiübermittlung für einfache Anwendungsfälle – jedoch ohne garantierte Datenresidenz, ohne revisionssichere Protokolle und ohne Governance für Unternehmen. netfiles Send ist als Business-Filesharing-Anbieter eine professionelle Alternative zu WeTransfer – für gesicherten, auditfähigen und vollständig DSGVO-konformen Datentransfer.

Vorteile von netfiles gegenüber WeTransfer:

• Sichere Rechenzentren in Deutschland statt global verteilter Infrastruktur

• Revisionssichere Protokollierung aller Dateiaktionen

• Präzise Berechtigungen, Ablaufdaten und geschützte Freigaben

• Kein Risiko durch Werbung, Drittanbieter-Tracking oder unsichere Links