netfiles Deal Room

Funktionen

netfiles Deal Room bietet Ihnen ein hochsicheren virtuellen Datenraum für die Abwicklung von vertraulichen Transaktionen bzw. Due Diligence Prüfungen. Dabei ist jederzeit eine einfache und schnelle Bedienbarkeit gewährleistet. Sowohl die Benutzung als auch die Administration des netfiles Datenraums erfolgt direkt im Webbrowser - eine Installation von Plugins oder Software ist nicht notwendig.

Vertrauliche Dokumente bereitstellen und organisieren

Einfacher und sicherer Upload

Über eine 256-Bit verschlüsselte Verbindung laden Sie einzelne Dokumente oder komplette Ordner mit Inhalten in den netfiles Datenraum und können diese in einer flexiblen Ordnerstruktur übersichtlich organisieren.

Automatische Indexierung

Verwenden Sie die automatische Indexierung von netfiles, um Dokumente bei der Befüllung des Datenraums automatisch zu nummerieren oder Dateien mit bestehendem Index einzusortieren. Zur Vorbereitung Ihres Datenraums können Sie einen eigenen Index in netfiles hochladen und verwenden.

Zugriffsrechte schützen vertrauliche Informationen

Mit den netfiles Zugriffsrechten können Sie ganz einfach definieren, welche Benutzer oder Benutzergruppen Dokumente lesen, bearbeiten, herunterladen, drucken oder gar nicht sehen dürfen. Besonders vertrauliche Unterlagen können Sie mit „Secure Document Viewing” nur zum Lesen bereitstellen. Damit verhindern Sie gleichzeitig den Download oder das Ausdrucken von Dokumenten durch bestimmte Benutzergruppen.

Q & A – Fragen und Antworten

Ein direkt im Datenraum integrierter Frage- und Antwortprozess ermöglicht allgemeine oder einem Ordner bzw. Dokument zugeordnete Fragen und deren Beantwortung durch festgelegte Spezialisten. Ein umfassender Workflow unterstützt dabei die Sichtung und Bearbeitung der Fragen und Antworten auf der Verkäufer- und Bieterseite. Optionale Gatekeeper können dabei Fragen und Antworten kanalisieren.

Automatische Benachrichtigung

Benutzer des Datenraums können automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn im Datenraum Inhalte neu eingestellt oder geändert wurden.

Dokumente direkt im Browser betrachten

Mit der netfiles Dokumentvorschau können Benutzer alle gängigen Dokumentformate direkt im Webbrowser betrachten, ohne Download des Dokumentes. Schnell und einfach, ohne Installation von Software.

Annotationen

Erstellen Sie private Annotationen, wie beispielsweise Kommentare, Anmerkungen oder Markierungen in Dokumenten. Direkt in der Dokumentvorschau im netfiles Datenraum.

Schwärzung

Schwärzen Sie direkt im netfiles Datenraum sensible, vertrauliche Inhalte in Dokumenten, um Compliance mit Datenschutzvorschriften sicherzustellen. Eine Suchfunktion unterstützt Sie dabei, sensible Informationen in Dokumenten zu identifizieren.

Datenraum Status

Der Datenraum Status ermöglicht eine vollständige Einrichtung mit Anlage von Benutzern und Befüllung des Datenraums in einer Vorbereitungsphase, während Externe nicht auf den Datenraum zugreifen können. Nach Abschluss der Vorbereitungen kann die Öffnung des Datenraums und Einladung der externen Benutzer einfach mit einem Mausklick erfolgen. Nach Abschluss der Bieterphase kann der Datenraum ebenfalls so einfach für die Bietenden geschlossen werden.

Dokument Genehmigung

Möglichkeit, Dokumente im Datenraum so zu speichern, dass sie erst nach einer Genehmigung im „Vier-Augen-Prinzip” für andere Benutzer sichtbar werden.

Schnelle und einfache Suche

Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein und die integrierte Suchmaschine findet blitzschnell alle dazu passenden Dokumente im netfiles Datenraum. Mit einem Mausklick haben Sie zusätzlich Zugriff auf alle neuen bzw. geänderten Dokumente, zuletzt benutzten Dateien oder Dokumente in Bearbeitung.

Sicherheit und Kontrolle

Verschlüsselte Dateiablage

Sämtliche Dokumente werden im netfiles Datenraum mit dem Advanced Encryption Standard (AES) 256-Bit stark verschlüsselt und vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Kennwortrichtlinien

Definition von erweiterten Sicherheitskriterien für Benutzerkennwörter.

Virencheck

Alle Dateien werden beim Upload auf Computerviren gescannt.

Disclaimer

Benutzer von netfiles Deal Room müssen optional einen anpassbaren Disclaimer vor dem Zugang zum Datenraum akzeptieren.

2-Faktor-Authentifizierung

Sichern Sie den Zugang zu Ihrem netfiles Datenraum zusätzlich mit einer 2-Faktor-Authentifizierung. Zum Login ist dann neben Benutzernamen und Kennwort die Eingabe eines Sicherheitscodes, der per SMS auf das Mobiltelefon des Benutzers gesendet wird, erforderlich. Alternativ können Benutzer auch eine Authenticator/OTP (One Time Password) App verwenden.

Wasserzeichen

Schützen Sie besonders sensible Dokumente mit einem Wasserzeichen vor unbefugter Weiterverwendung.

Drucken und Download untersagen

Besonders vertrauliche Dokumente können zusätzlich geschützt werden, indem ein Download oder Ausdruck verhindert wird.

Aktivitätsprotokoll

Alle Aktionen der Benutzer werden detailliert in einem übersichtlichen, revisionssicheren Protokoll festgehalten und können von Administratoren für den gesamten Datenraum und auf Datei-, Ordner- oder Benutzerebene eingesehen werden.

Berichte

Die netfiles Aktivitätsberichte geben Ihnen einen detaillierten Einblick in die Anzahl der Logins, Dokumentansichten und -downloads und Q&A Fragen einzelner Benutzer und Benutzergruppen. Ideal zur Analyse von unterschiedlichen Bietern bei einer Unternehmens- oder Immobilientransaktion.

Datenraum Archiv

Auf Wunsch erstellen wir Ihnen nach Abschluss Ihres Projektes eine revisionssichere Archivkopie des Datenraumes auf einem Datenträger (DVD oder USB-Stick). Zusätzlich zu dem Archiv erhalten Sie eine Konformitätserklärung, in der wir den Inhalt des Archivs und die Validierung der Daten beschreiben.

Collaboration

Videokonferenzen

Führen Sie Videokonferenzen (Online Meetings) direkt aus netfiles mit Benutzern des Datenraums durch. Datenschutzkonform, zuverlässig und einfach in der Anwendung.

Automatische Benachrichtigung

Benutzer des Datenraums werden optional per E-Mail benachrichtigt, wenn im Datenraum Inhalte neu eingestellt oder geändert wurden.

Diskussionen

Dokumentieren Sie wichtige Diskussionen bzw. Fragen und Antworten zwischen der Verkäuferseite und Bietern direkt in netfiles Deal Room.

Betriebssystemunabhängig und mobiler Zugriff

Windows, Mac oder Linux

netfiles unterstützt mit dem Microsoft Edge, Microsoft Internet Explorer, Firefox, Google Chrome und Apple Safari alle gängigen Webbrowser. Benutzer benötigen neben einem Webbrowser keine zusätzliche Software.

Mobile App für Tablets und Smartphones

Die netfiles mobile App für iOS, iPadOS und Android bietet Ihnen einen einfachen und sicheren Zugriff auf Ihren netfiles Datenraum, auch von unterwegs. Dokumente (wie z.B. MS Office Dateien, PDF-Dateien oder Bilder) können Sie direkt in der App öffnen und lesen. Je nach Berechtigungen können Sie Dateien auch in der netfiles App sicher speichern und offline lesen. Sie können die netfiles mobile App im Apple App Store oder Google Play Store herunterladen.

Administration & Customizing

Benutzerverwaltung

Als Datenraum Administrator legen Sie einfach neue Benutzer an und organisieren diese in beliebigen Gruppen.

Individuelles Erscheinungsbild

Gestalten Sie mit Ihrem Firmenlogo und frei definierbaren Farben das Erscheinungsbild des Datenraums entsprechend dem Corporate Design Ihres Unternehmens. Zusätzlich können Sie den netfiles Datenraum Login direkt auf eigener Website einbinden.

International einsetzbar

Deutsch oder Englisch – Internationale Teammitglieder können netfiles in englischer Sprache nutzen.

Export

Exportmöglichkeit aller Daten, Fragen und Antworten (Q&A), Aktivitätsprotokolle und des Datenraumindex in einem offenen Dateiformat.