FAQ
Häufige Fragen und Antworten zu netfiles für Microsoft Teams
Dateien werden in Microsoft Teams nicht einfach „in Teams“ gespeichert. Teams ist vor allem die Oberfläche, über die Nutzer Dateien teilen, besprechen und gemeinsam bearbeiten.
Dateien, die in Teams-Kanälen geteilt werden, werden im Hintergrund in SharePoint gespeichert. Dateien, die in Chats geteilt werden, liegen in der Regel in OneDrive for Business des sendenden Nutzers und werden für die Teilnehmer des Chats freigegeben.
Bei sensiblen Daten geht es nicht nur um einfache Zusammenarbeit, sondern um Speicherort, Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit und Datensouveränität.
Dateien werden nicht direkt in Microsoft Teams gespeichert. Kanaldateien liegen in der Regel in SharePoint, Chat-Dateien meist in OneDrive. Für Anwender ist dieser Unterschied kaum sichtbar. Für IT, Datenschutz und Compliance ist er jedoch entscheidend, weil dadurch unterschiedliche Speicherorte, Berechtigungen und Freigabelogiken entstehen.
Vertrauliche und sensible Dokumente können so unbewusst in SharePoint, OneDrive, Teams-Chats oder persönlichen Freigaben landen. Zusätzlich bleibt Microsoft als US-amerikanischer Anbieter ein relevanter Faktor, wenn es um Datenhoheit, Anbieterabhängigkeit und mögliche Zugriffsszenarien nach dem US CLOUD Act geht.
Deshalb sollten vertrauliche Dokumente, personenbezogene Daten oder geschäftskritische Informationen nicht automatisch über Teams, SharePoint oder OneDrive gespeichert werden. Die bessere Lösung ist eine klare Trennung: Teams für Kommunikation – netfiles Data Room für die souveräne Ablage und Bearbeitung vertraulicher Dateien.
Unternehmen können Microsoft Teams weiterhin als zentrale Kommunikationsplattform nutzen und die Ablage sensibler Dateien bewusst in eine separate, sichere Umgebung verlagern.
Die Grundidee lautet: Teams bleibt der Ort für Chats, Meetings, Aufgaben und Abstimmungen. Vertrauliche Dateien werden dagegen in einem sicheren Datenraum gespeichert, verwaltet, bearbeitet und geteilt.
Mit netfiles für Microsoft Teams lässt sich diese Trennung direkt in der Teams-Oberfläche umsetzen. Nutzer arbeiten weiterhin in Microsoft Teams, greifen aber auf sensible Dateien in netfiles Data Room zu – ohne diese in SharePoint oder OneDrive abzulegen.
Ein Datenraum in Microsoft Teams verbindet die gewohnte Teams-Oberfläche mit einer sicheren Dateiablage außerhalb von SharePoint und OneDrive.
Mit netfiles für Microsoft Teams können Nutzer direkt aus Microsoft Teams auf netfiles Data Room zugreifen. Dateien bleiben in netfiles gespeichert und werden über die Datenraum-Berechtigungen geschützt. Teams dient weiterhin als Arbeitsoberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit.
So entsteht eine klare Rollenverteilung: Microsoft Teams für Chats, Meetings, Aufgaben und Abstimmungen. netfiles Data Room für sensible Dateien, Online-Bearbeitung, Datenaustausch, Zugriffsmanagement und Kontrolle.
Ja, netfiles für Microsoft Teams unterstützt die bekannten Admin- und Freigabefunktionen von netfiles Data Room.
Zusätzlich steht die Funktion „Share with Teams“ zur Verfügung. Damit können Dateien und Ordner direkt aus netfiles heraus per Link in Microsoft Teams geteilt werden, zum Beispiel in Teams-Kanälen. Die Dateien bleiben dabei in netfiles gespeichert und werden weiterhin über die Datenraum-Berechtigungen geschützt.
Eine Thumbnail-Vorschau (kleine Vorschaubilder in der Dateienübersicht) im Datenraum ist in Microsoft Teams aus Sicherheits- und Systemgründen nicht verfügbar.
Dokumente können jedoch weiterhin in der vollständigen Vorschau geöffnet werden. Office-Dokumente können außerdem online bearbeitet werden.
Nein. Der direkte Download von Dateien und Ordnern innerhalb von Microsoft Teams ist nicht vorgesehen.
Für den Download werden Sie aus Sicherheitsgründen direkt in die netfiles Web-Anwendung geleitet. Der Download erfolgt anschließend auf den lokalen Gerätespeicher. Dadurch werden Dateien nicht bei Microsoft gespeichert.
Nein, netfiles für Microsoft Teams verursacht keine weiteren Kosten. Die Teams-Integration ist in netfiles Data Room Professional und Premium standardmäßig enthalten. Sie kann in diesen Paketen ohne zusätzliche Lizenzkosten genutzt werden.
Microsoft Teams ist die Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit. Unternehmen nutzen Teams für Chats, Besprechungen, Videokonferenzen, Aufgaben, Termine und gemeinsame Abstimmungen.
SharePoint ist die Team- und Dokumentenplattform innerhalb von Microsoft 365. Dateien, die in Teams-Kanälen geteilt werden, werden in der Regel in SharePoint gespeichert.
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher eines Nutzers innerhalb von Microsoft 365. Dateien, die in Teams-Chats geteilt werden, sind meist mit OneDrive verbunden und werden für die jeweiligen Chatteilnehmer freigegeben.
Vereinfacht gesagt: Teams ist die Arbeitsoberfläche, SharePoint ist die Ablage für Team- und Kanaldateien, OneDrive ist die Ablage für persönliche oder chatbezogene Dateien.
Ja, für sensible Dateien ist netfiles Data Room die sicherere und passendere Lösung, weil netfiles speziell für vertraulichen Datenaustausch, kontrollierte Zusammenarbeit und Datenräume entwickelt wurde.
Dabei geht es nicht nur um technische Sicherheit. Entscheidend sind auch Datenhoheit, Berechtigungsmanagement, Nachvollziehbarkeit, deutsche Datenhaltung und der rechtliche Rahmen. netfiles ist ein deutscher Datenraumanbieter und bietet Unternehmen eine souveräne Alternative zu SharePoint und OneDrive, wenn sensible Dateien nicht im Microsoft-365-Ökosystem gespeichert werden sollen.
SharePoint ist für allgemeine Zusammenarbeit geeignet. Für vertrauliche Dokumente und Daten mit erhöhtem Schutzbedarf ist netfiles Data Room die bessere Ablage.
Nein, SharePoint ist kein spezialisierter Datenraum. SharePoint ist eine Plattform für Team-Websites, Dokumentenbibliotheken, Zusammenarbeit und Dateiablage innerhalb von Microsoft 365.
Für allgemeine Zusammenarbeit ist SharePoint ein leistungsfähiges Werkzeug. Ein virtueller Datenraum ist dagegen speziell für vertrauliche Dokumente, kontrollierten Datenaustausch, externe Zusammenarbeit, Berechtigungsmanagement und Nachvollziehbarkeit entwickelt.
SharePoint kann Dateien speichern und teilen. Ein Datenraum ist jedoch auf den sicheren, strukturierten und nachvollziehbaren Umgang mit sensiblen Dokumenten ausgelegt.
SharePoint ist für breite Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft 365 konzipiert. Es eignet sich für Teamdokumente, Projektablagen, interne Zusammenarbeit und gemeinsame Bearbeitung.
Ein Datenraum ist stärker auf vertrauliche Daten und kontrollierte Prozesse ausgerichtet. Dazu gehören zum Beispiel klare Datenraumstrukturen, differenzierte Berechtigungen, sichere externe Zusammenarbeit, nachvollziehbare Aktivitäten und mehr Kontrolle über sensible Dateien.
Der wichtigste Unterschied liegt also im Zweck: SharePoint ist eine allgemeine Kollaborations- und Dokumentenplattform. Ein Datenraum ist eine spezialisierte Umgebung für vertrauliche Zusammenarbeit und sicheren Datenaustausch.
Ein Datenraum ist immer dann die bessere Wahl, wenn Dateien besonders sensibel sind oder der Zugriff besonders kontrolliert werden muss.
Das gilt zum Beispiel für Vertragsunterlagen, personenbezogene Daten, Finanzinformationen, HR-Dokumente, M&A- und Due-Diligence-Unterlagen, Gremienunterlagen, vertrauliche Projektdateien oder den Austausch mit externen Beratern, Kunden und Partnern.
SharePoint ist für allgemeine Teamarbeit geeignet. Für vertrauliche Dokumente, externe Projekte und Daten mit erhöhtem Schutzbedarf ist ein sicherer Datenraum die bessere Ablage.
Ein SharePoint-Ersatz ist eine Lösung, die SharePoint als Dateiablage ersetzt. Im Kontext sensibler Daten bedeutet das: Die allgemeine Zusammenarbeit kann weiterhin in Microsoft 365 stattfinden. Vertrauliche Dateien werden jedoch nicht in SharePoint gespeichert, sondern in einer sicheren und stärker kontrollierten Umgebung.
netfiles Data Room ist ein SharePoint-Ersatz für sensible Dateien, vertrauliche Projekte und kontrollierten Datenaustausch – besonders dann, wenn Unternehmen Microsoft Teams weiter nutzen möchten, aber SharePoint nicht als Ablage für sensible Daten einsetzen wollen.
Ja, netfiles kann SharePoint dort ersetzen, wo sensible Dateien sicherer gespeichert, verwaltet, bearbeitet und geteilt werden sollen.
Microsoft Teams muss dafür nicht ersetzt werden. Unternehmen können Teams weiterhin für Kommunikation und Zusammenarbeit nutzen. Die Ablage sensibler Dateien erfolgt jedoch in netfiles Data Room statt in SharePoint oder OneDrive.
netfiles ist damit insbesondere für vertrauliche Dokumente, externe Projekte, strukturierte Datenräume und kontrollierten Datenaustausch eine sichere SharePoint-Alternative.
Ja, netfiles für Microsoft Teams ist in netfiles Data Room Professional und Premium standardmäßig enthalten.
Für Kunden dieser Pakete entstehen für die Nutzung der Teams-Integration keine zusätzlichen Lizenzkosten.
Nein. Die Nutzung von netfiles für Microsoft Teams ist optional.
Unternehmen können selbst entscheiden, ob und für welche Datenräume die Integration genutzt werden soll. Administratoren haben die Möglichkeit, die Nutzung von netfiles in Microsoft Teams für einen Datenraum zu deaktivieren.
Ja. Administratoren können die Nutzung von netfiles für Microsoft Teams für einen Datenraum deaktivieren.
So behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, ob ein Datenraum in Microsoft Teams verfügbar ist oder ausschließlich über die netfiles Web-Anwendung genutzt werden soll.