Erfolgsgeschichten / Beteiligungsholding Mülheim an der Ruhr
Beteiligungsholding Mülheim an der Ruhr GmbH
Branche
Kommunales Beteiligungsmanagement
Tätigkeit
Steuerung und Controlling städtischer Beteiligungen
Einsatz von netfiles
Verteilung von Aufsichtsratsunterlagen
Eingesetzte Produkte
netfiles Send, netfiles Data Room
Auf einen Blick
Die Beteiligungsholding Mülheim wollte die Verteilung sensibler Aufsichtsratsunterlagen digitalisieren. Der bisherige Versand per Post verursachte einen hohen organisatorischen Aufwand, während der E-Mail-Versand regelmäßig an Dateigrößenbeschränkungen scheiterte und keine langfristig praktikable Lösung darstellte.
Mit netfiles führte die BHM eine browserbasierte Plattform für die sichere Bereitstellung von Aufsichtsratsunterlagen ein. Die Lösung lässt sich ohne eigene IT-Infrastruktur betreiben und unterstützte bestehende Prozesse und Workflows unverändert weiter.
Medienbrüche durch Postversand und E-Mail-Anhänge wurden erfolgreich beseitigt
Hohe Nutzerakzeptanz trotz unterschiedlicher IT-Affinität der Aufsichtsratsmitglieder
Minimaler Betriebs- und Supportaufwand dank intuitiver Nutzung
Bewährtes Konzept mit Ausweitung auf weitere Beteiligungsgesellschaften
Digitalisierung der Verteilung von Aufsichtsratsunterlagen
Ersatz von Post- und E-Mail-Versand durch zentrale Plattform
Intuitive Nutzung für Anwender mit unterschiedlicher IT-Affinität
Prozesse und Workflows konnten unverändert beibehalten werden
Serverstandort Deutschland als entscheidendes Auswahlkriterium
Das System muss dem Prozess folgen und nicht umgekehrt.
Herausforderung
Bei der BHM finden jährlich mehrere Aufsichtsratssitzungen statt. Die Unterlagen wurden lange Zeit per Post versendet. Der Versuch, auf E-Mail umzusteigen, scheiterte an Volumenbeschränkungen der Postfächer – sowohl auf Sender- als auch auf Empfängerseite. Gerade bei umfangreichen Sitzungsunterlagen mit großformatigen Übersichten stieß der E-Mail-Versand regelmäßig an technische Grenzen.
Gesucht wurde daher eine sichere digitale Alternative, die sensible Gremienunterlagen zuverlässig bereitstellt und gleichzeitig einfach nutzbar ist – unabhängig vom IT-Knowhow der Aufsichtsratsmitglieder.
Erwartung
Im Auswahlprozess wurden mehrere Lösungen getestet. Entscheidend war, dass sich die neue Software an die etablierten Prozesse und Workflows anpasst – nicht umgekehrt.
Neben der Prozesskompatibilität spielten folgende Kriterien eine zentrale Rolle:
einfache Bedienbarkeit für Nutzer unterschiedlicher Altersgruppen
geringe Implementierungsaufwände
externe Betriebsführung (keine eigene IT-Infrastruktur)
hohe Datenschutz- und Sicherheitsstandards
Serverstandort Deutschland
Bei anderen Lösungen wäre es teilweise erforderlich gewesen, unsere bereits etablierten Prozesse und Arbeitsabläufe zu verändern. Bei netfiles konnten wir dagegen alle Prozesse und Workflows beibehalten.
Lösung
Seit Januar 2017 nutzt die BHM netfiles für die Bereitstellung und Verteilung von Aufsichtsratsunterlagen. Die Lösung funktioniert browserbasiert und ohne Installationsaufwand.
Die Vorteile im täglichen Einsatz:
verschlüsselte Bereitstellung sensibler Unterlagen
rollenbasierte Zugriffskontrolle
intuitive Benutzeroberfläche
kaum Anwendersupport notwendig
nutzungsabhängige Abrechnung ohne Ingangsetzungsaufwand
Besonders relevant war für die BHM, dass sie keine eigene IT betreibt. Der externe Betrieb durch netfiles passte daher ideal zum Organisationsmodell. Ausschlaggebend im Vergleich zu anderen Anbietern war zudem der Serverstandort Deutschland.
Im Aufsichtsrat der BHM sitzen Mitglieder verschiedenster Altersgruppen mit unterschiedlicher IT-Affinität. Alle kamen von Anfang an mit netfiles bestens zurecht.
Fazit
Mit netfiles konnte die BHM die Verteilung von Aufsichtsratsunterlagen vollständig digitalisieren, ohne bestehende Prozesse zu verändern. Die Bilanz aus dem Praxiseinsatz fällt sehr positiv aus: Die Lösung überzeugt durch einfache Bedienbarkeit, minimale Implementierungsaufwände und hohe Datensicherheit.
netfiles besticht eben durch seine Einfachheit.