Erfolgsgeschichten / UKA Umweltgerechte Kraftanlagen
UKA Umweltgerechte Kraftanlagen GmbH & Co. KG
Branche
Erneuerbare Energien / Windenergie
Tätigkeit
Entwicklung, Genehmigung, Bau, Betrieb, Finanzierung und Verkauf von Windenergieprojekten
Einsatz von netfiles
Projekt- und Dokumentenaustausch, Due Diligence, Kommunikation mit Banken, Behörden und Investoren
Eingesetzte Produkte
netfiles Data Room
Auf einen Blick
Im Rahmen komplexer Windenergieprojekte musste UKA große Mengen sensibler Projektunterlagen mit internen Abteilungen sowie externen Beteiligten wie Banken, Behörden und Investoren austauschen. Die bisherige Verteilung über Aktenordner, CD-ROMs und E-Mail war insbesondere bei Due-Diligence-Prozessen nicht mehr effizient, sicher oder nachvollziehbar.
Mit netfiles führte UKA eine zentrale Plattform für den standort- und unternehmensübergreifenden Dokumentenaustausch ein. Rollen- und Rechtekonzepte, Versionskontrolle sowie automatisierte Benachrichtigungen unterstützen die strukturierte Bereitstellung vertraulicher Projektinformationen und erleichtern die Zusammenarbeit mit internen und externen Beteiligten.
Deutlich höhere Transparenz über Dokumentenstände und Änderungen im Projektverlauf
Sichere und nachvollziehbare Zusammenarbeit mit Banken, Investoren, Behörden und weiteren Projektpartnern
Reduzierter administrativer Aufwand bei der Verwaltung komplexer Projektstrukturen
Hohe Akzeptanz im Arbeitsalltag durch einfache Benutzer- und Rechteverwaltung
30 Minuten
Neue Datenräume sind in ca. 30 Minuten einsatzbereit, ohne manuellen Mehraufwand
50
Bis zu 50 Nutzer pro Datenraum, verteilt auf 10–15 Benutzergruppen
Zentral
Zentrale Plattform für komplexe Windenergieprojekte mit vielen internen und externen Beteiligten
Sicher
Sichere Alternative zu E-Mail und CD-ROM für hochvertrauliche Projekt- und Due-Diligence-Daten
netfiles hat sich als eine zentrale Kommunikationsplattform für die UKA-Gruppe etabliert und ist damit ein wichtiges Arbeitsmedium für die vielen Mitarbeiter sowie externen Projektbeteiligten.
Herausforderung
UKA begleitet Windenergieprojekte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Dabei fallen große Mengen sensibler Projektunterlagen an, die zwischen internen Abteilungen sowie externen Beteiligten wie Banken, Behörden und Investoren ausgetauscht werden müssen.
Bis 2006 erfolgte die Dokumentation klassisch über Aktenordner, später über CD-ROMs und ergänzend per E-Mail. Spätestens im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen wurde deutlich, dass dieser Ansatz weder sicher noch praktikabel war.
Erwartung
Gesucht wurde eine Lösung, die den sicheren Austausch vertraulicher Dokumente ermöglicht und gleichzeitig eine fein steuerbare Rollen- und Rechtevergabe bietet. Ein Pilotprojekt mit einer anderen Online-Plattform scheiterte, da die Benutzerverwaltung zu komplex war und im Alltag nicht praktikabel erschien. netfiles überzeugte schließlich durch eine übersichtliche Rechteverwaltung, den sicheren Cloud-Betrieb in Deutschland sowie eine benutzerfreundliche Handhabung.
Wir wissen, dass netfiles den Themen Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität einräumt.
Lösung
Heute setzt UKA netfiles als zentrale Plattform für den standort- und unternehmensübergreifenden Dokumentenaustausch ein. Insgesamt wurden rund 50 Datenräume eingerichtet, in denen pro Raum durchschnittlich etwa 50 Nutzer aus unterschiedlichen Benutzergruppen zusammenarbeiten.
Funktionen wie Versionskontrolle und automatische Benachrichtigungen sorgen für Transparenz und unterstützen vertragliche Informationspflichten, etwa gegenüber Banken.
Auch aus IT-Sicht hat sich die Lösung bewährt: Neue Datenräume lassen sich schnell einrichten, der administrative Aufwand ist gering, und der Support wird als zuverlässig und kundenorientiert beschrieben.
Ein neuer Datenraum kann heute mit netfiles innerhalb von nur 30 Minuten eingerichtet werden.
Fazit
netfiles ermöglicht UKA einen sicheren, strukturierten und effizienten Umgang mit sensiblen Projektinformationen – und ist aus den täglichen Arbeitsabläufen nicht mehr wegzudenken.