Den richtigen virtuellen Due-Diligence-Datenraum finden: Eine praxisnahe Checkliste
Im Zuge einer Due Diligence müssen große Mengen sensibler Dokumente geprüft werden, egal ob es sich um einen Unternehmensverkauf, eine Beteiligung oder eine Finanzierung handelt. Zudem arbeiten beteiligte Parteien oft standortübergreifend und unter hohem Zeitdruck. Ein professioneller virtueller Datenraum (VDR) sorgt in dieser Situation nicht nur für Sicherheit, sondern auch für Struktur und Effizienz.
Moderne Lösungen ermöglichen paralleles Arbeiten, klare Berechtigungsstrukturen und eine transparente Kommunikation – entscheidende Faktoren, um komplexe Transaktionen erfolgreich umzusetzen.
Doch die Auswahl des passenden Datenraum-Anbieters ist nicht trivial: Funktionsumfang, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit unterscheiden sich teilweise erheblich. Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, die richtige Entscheidung für Ihr Projekt zu treffen.
1. Benutzerfreundlichkeit: Wie intuitiv ist die Plattform?
Ein virtueller Datenraum sollte so intuitiv sein, dass sich alle Beteiligten ohne lange Einarbeitung zurechtfinden. Je einfacher das Hochladen von Dokumenten, das Vergeben von Zugriffsrechten und die Nutzung von Q&A-Funktionen ist, desto schneller kommt das Projekt voran. In der Praxis zeigt sich schnell, ob ein System hält, was es verspricht. Daher empfiehlt sich eine kostenlose Testphase, um zu prüfen, wie benutzerfreundlich und performant das System im Alltag ist.
2. Sicherheit: Sind Ihre Daten optimal geschützt?
Gerade bei sensiblen Unternehmensdaten hat Sicherheit oberste Priorität. Ein professioneller Datenraum wie netfiles Deal Room stellt sicher, dass alle Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung zuverlässig verschlüsselt sind und moderne Sicherheitsstandards eingehalten werden. Nur so ist gewährleistet, dass vertrauliche Informationen nicht in falsche Hände geraten.
3. Schutz vor Datenverlust: Welche Maßnahmen ergreift der Anbieter?
Neben der Datensicherheit spielt auch die Verfügbarkeit eine zentrale Rolle. Ein professioneller Anbieter sorgt durch redundante Speicherung an mehreren Standorten dafür, dass Daten selbst bei technischen Störungen nicht verloren gehen. Ergänzend dazu sollten regelmäßige, automatisierte Backups sowie getestete Wiederherstellungsprozesse selbstverständlich sein, damit im Ernstfall schnell reagiert werden kann.
4. Sicherheitsprüfungen: Werden regelmäßig Security Checks durchgeführt?
IT-Sicherheit ist kein einmaliger Zustand, sondern ein fortlaufender Prozess. Ein seriöser Anbieter überprüft seine Systeme daher kontinuierlich und lässt zusätzlich Security Checks und Penetrationstest von externen Stellen durchführen. Denn dadurch lassen sich reale Cyber-Angriffe auf die IT-Infrastruktur simulieren und potenzielle Schwachstellen können frühzeitig erkannt und behoben werden
5. Datensouveränität: Wer hat potenziell Zugriff auf Ihre Daten?
Der Standort des Datenraum-Anbieters und der Datenverarbeitung spielt eine zentrale Rolle – im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), aber auch in puncto Datensouveränität. Denn US-Firmen wie Microsoft, Google und Co. müssen die Daten ihrer Kunden auf behördliche Anfrage selbst dann herausgeben, wenn diese in europäischen Rechenzentren liegen. Dies gilt auch für deutsche Tochterfirmen von US-Anbietern! Bei einem rein europäischen oder deutschen Unternehmen wie netfiles hingegen, sind Ihre Daten vor einem potenziellen Zugriff durch ausländische Behörden oder Rechtsrahmen wie dem US CLOUD Act geschützt.
6. Zertifizierungen: Welche unabhängigen Nachweise kann der VDR-Anbieter vorweisen?
Bei der Auswahl des geeigneten Datenraums empfiehlt es sich, auf unabhängige Zertifizierungen und Testate zu achten. Ist ein Anbieter beispielsweise nach ISO/IEC 27001 zertifiziert, zeigt dies, dass ein wirksames Informationssicherheitsmanagement etabliert wurde. ISO 22301 bestätigt einem Anbieter, dass er alle Maßnahmen ergriffen hat, um die Verfügbarkeit des virtuellen Datenraums sicherzustellen und auf potenzielle Störungen schnell und angemessen zu reagieren.
Einige wenige Anbieter verfügen auch über das BSI C5- und das SOC 2-Testat. Das BSI C5-Testat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik bestätigt die Sicherheit von Cloud-Diensten, das SOC 2-Testat bescheinigt, dass Firmen dem international anerkannten Standard SOC für Datensicherheit und Datenschutz genügen.
7. Funktionsumfang: Was muss ein VDR leisten?
Je einfacher ein virtueller Datenraum zu bedienen ist, umso besser. Daher sollte er nicht mit Features überladen sein. Für effiziente Due-Diligence-Prüfungen sind die folgenden Funktionen von zentraler Bedeutung:
Differenzierte Zugriffsrechte auf Dokumentenebene
Befüllen des Datenraums per Drag & Drop und Hochladen ganzer Ordnerstrukturen in einem Schritt
Wasserzeichen oder Schwärzungen zum Schutz sensibler Inhalte
Strukturierter Frage- und Antwortprozess (Questions & Answers, Q&A)
Detaillierte Aktivitätsprotokolle (Audit-Trails)
Zwei-Faktor-Authentifizierung, Kennwortrichtlinien und Passkey-Verfahren
Export oder Archivierung der Datenrauminhalte nach Projektende
8. Support: Wie gut ist der Kundenservice?
Gerade in kritischen Projektphasen ist schnelle Hilfe entscheidend. Umso wichtiger ist ein Support-Team, das schnell erreichbar ist – auch telefonisch – und kompetent weiterhilft. Denn nichts ist nervenaufreibender, als lange Wartezeiten in einem unpersönlichen Callcenter. Idealerweise zeigt sich bereits während der Testphase, wie schnell und zuverlässig der Anbieter auf Anfragen reagiert und ob persönliche Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
9. Preis: Sind die Kosten transparent?
Zu guter Letzt sollten Unternehmen natürlich auch die Kosten der verschiedenen Anbieter vergleichen. Während manche Preismodelle auf der Benutzerzahl basieren, richten sich die Kosten bei anderen nach dem Datenvolumen oder einer Kombination aus beidem. Im Vorfeld einer Due Diligence ist es jedoch meist schwierig, den genauen Umfang des Projekts einzuschätzen. Besonders die Zahl der Firmen und Mitarbeiter steht oft noch nicht fest und kann sich immer wieder ändern. Das Datenvolumen – und somit der benötigte Speicherplatz – lässt sich in der Regel besser abschätzen. Unternehmen sollten zudem jedes Angebot auf Laufzeiten, einmalige oder pauschale Einrichtungsgebühren und versteckte Zusatzkosten prüfen.
Fazit
Ein virtueller Datenraum ist weit mehr als nur ein Speicherort für Dokumente – er ist ein zentrales Werkzeug für den Erfolg von Transaktionen. Wer bei der Auswahl die oben genannten neun Punkte berücksichtigt und dabei vor allem auf Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und verlässlichen Service achtet, schafft die Basis für eine effiziente und strukturierte Due Diligence.
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