Erfolgsgeschichten / CG Gruppe
CG Gruppe AG
Branche
Immobilienentwicklung und Bau
Tätigkeit
Projektentwicklung, Bau und Vermarktung von Wohn- und Gewerbeimmobilien
Einsatz von netfiles
Dokumentenbereitstellung und Zusammenarbeit in Immobilienprojekten
Eingesetzte Produkte
netfiles Data Room
Auf einen Blick
In Immobilienprojekten müssen große Mengen sensibler Unterlagen zwischen zahlreichen internen Teams und externen Partnern koordiniert werden. Die bestehende Intranet-Lösung konnte Anforderungen an Verfügbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und sicheren Zugriff – insbesondere für Externe – nicht mehr erfüllen.
netfiles wurde als zentrale Plattform für den standort- und unternehmensübergreifenden Datenaustausch eingeführt. Dokumente werden strukturiert bereitgestellt, Zugriffe rollenbasiert gesteuert und die Zusammenarbeit über verschiedene Projektbereiche hinweg vereinheitlicht.
Zentrale, konsistente Datenbasis für alle Projektbeteiligten
Deutlich verbesserte Abstimmung zwischen internen und externen Partnern
Höhere Transparenz über Projektstände und Dokumente
Professionellerer Auftritt gegenüber Investoren und Geschäftspartnern
Wohn- und Gewerbeimmobilien
Zentrale Plattform für interne Teams und externe Projektpartner
Rund 50 aktive Datenräume mit bis zu 50 Nutzern pro Projekt
Teamübergreifender Einsatz in Vertrieb, Finanzierung, Planung und Marketing
Rollenbasierter Zugriff auf technische, juristische und kaufmännische Unterlagen
Intensive Nutzung von Q&A-Funktion, Archivierung und Corporate Branding
netfiles ermöglicht uns und unseren externen Geschäftspartnern einen rollenbasierten orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Informationen und erleichtert die Arbeit durch eine intuitive Benutzung.
Herausforderung
Als bundesweit tätiger Projektentwickler arbeitet die CG Gruppe in Immobilienprojekten mit zahlreichen internen Teams und externen Partnern zusammen. Investoren, Finanzierungspartner, Architekten, Planer, Gutachter und Rechtsanwälte benötigen schnellen Zugriff auf projektbezogene Unterlagen wie Baupläne, Verträge, Angebote und Kalkulationen.
Eine zuvor eingesetzte Intranet-Lösung stieß funktional an ihre Grenzen. Verfügbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und der sichere Zugriff für externe Beteiligte waren nicht mehr ausreichend gewährleistet. Gesucht wurde daher eine neue Lösung für den standort- und unternehmensübergreifenden Austausch sensibler Projektinformationen.
Erwartung
Für den Auswahlprozess definierte die CG Gruppe einen klaren Kriterienkatalog: Die Lösung sollte maximale Datensicherheit und Verfügbarkeit bieten, alle deutschen Datenschutzanforderungen erfüllen und von einem Anbieter mit Sitz in Deutschland betrieben werden. Ebenso wichtig waren ein lokaler Ansprechpartner, professioneller Support sowie eine intuitive Benutzeroberfläche, die auch Nutzern ohne technisches Spezialwissen den Einstieg erleichtert.
Wir haben täglich mit sensiblen Daten und Dokumenten zu tun, bei denen sichergestellt werden muss, dass sie nur in die richtigen Hände gelangen.
Lösung
Nach einer Internet-Recherche entschied sich die CG Gruppe 2015 für den Einsatz von netfiles. Bereits im November wurde der erste Datenraum eingerichtet, ab 2016 folgte der Ausbau für größere Projekte. Seit Herbst 2016 ist netfiles konzernweit im Einsatz.
Heute nutzt die CG Gruppe netfiles in mehreren Bereichen:
Vertrieb: Zusammenarbeit mit Investoren und deren Partnern
Finanzierung: Austausch sensibler Unterlagen mit Finanzierungspartnern
Planung: Einsatz als Planungsserver, insbesondere bei kleineren Projekten
Marketing: Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
Der rollenbasierte Zugriff stellt sicher, dass jeder Beteiligte nur die Informationen sieht, für die er berechtigt ist. Funktionen wie Archivierung, Corporate Branding und die Q&A-Funktion unterstützen eine strukturierte und professionelle Projektkommunikation.
Die Q&A-Funktion ist wirklich sehr nützlich und wird deshalb auch sehr häufig genutzt.
Besonderheiten
netfiles wurde im Vorfeld intensiv auf die firmeninternen Compliance-Vorgaben sowie datenschutzrechtliche Vorschriften geprüft. Trotz der Sensibilität der Daten entschied sich die CG Gruppe bewusst für den Cloud-Betrieb – getragen vom Vertrauen in das Sicherheitskonzept und netfiles als Anbieter. Dieses Vertrauen wurde bislang nicht enttäuscht.
Besonders geschätzt werden der persönliche Support, feste Ansprechpartner sowie die kontinuierliche Unterstützung bei Einrichtung und Nutzung der Datenräume. Die Enterprise-Version erlaubt zudem eine Gestaltung im Corporate Design, was den professionellen Außenauftritt gegenüber Projektpartnern stärkt. Als einfache und schnell verfügbare Lösung genießen die virtuellen Datenräume deshalb eine hohe Akzeptanz.
Uns war sehr wohl bewusst, dass wir mit dem Einsatz von netfiles sensible Daten einem Dritten anvertrauen. Trotz aller Überprüfungen im Vorfeld spielt letztendlich das Vertrauen in den Service-Provider eine zentrale Rolle – und dieses Vertrauen wurde bisher nicht enttäuscht.
Fazit
netfiles hat sich bei der CG Gruppe als leistungsfähige und sichere Plattform für die Zusammenarbeit in Immobilienprojekten etabliert. Mit rund 50 aktiven Datenräumen und vielfältigen Einsatzszenarien unterstützt der virtuelle Datenraum heute zentrale Prozesse in Vertrieb, Finanzierung, Planung und Marketing.
Der rollenbasierte, orts- und zeitunabhängige Zugriff, die hohe Benutzerfreundlichkeit sowie der professionelle Support machen netfiles zu einem festen Bestandteil der Projektarbeit – und zu einer Lösung, die intern wie extern hohe Akzeptanz genießt.
