Projekt abgeschlossen – und nun? 3 Wege, Ihren Datenraum sicher zu archivieren
Ob M&A-Transaktion, Immobilienverkauf oder ein internes Projekt: Sobald ein wichtiger Deal oder ein Großprojekt abgeschlossen ist, stellt sich schnell die Frage: Wohin mit all den vertraulichen Unterlagen aus dem Datenraum? Eine sichere und langfristige Archivierung ist nicht nur aus Compliance-Gründen entscheidend, sondern auch, um im Nachgang den Überblick zu behalten und im Falle eines Audits oder Rechtsstreits den Nachweis führen zu können.
Doch welche Form der Archivierung past am besten zu Ihren Anforderungen? netfiles bietet Ihnen drei Optionen:
1. Datenraum-Export: Schnell, flexibel und transparent
Die wohl unkomplizierteste Möglichkeit ist der Export Ihres netfiles Datenraums. Nach Abschluss des Projekts können Sie als Datenraum-Administrator alle gewünschten Dateien direkt aus netfiles herunterladen, inklusive Benutzerliste, Datenraumindex und Protokollen. Dabei wählen Sie, ob die ZIP-Datei, die alle ausgewählten Datenraum-Inhalte enthält, verschlüsselt werden soll und ob Sie eine Konformitätserklärung benötigen. Sie behalten die volle Datenhoheit und können die Archivkopie nach Ihren Unternehmensstandards weiterverarbeiten, auf internen Servern speichern oder in Ihr hausinternes Archivsystem übertragen.
Vorteile auf einen Blick:
Sofortige Verfügbarkeit: Nach wenigen Klicks steht das Archiv zum Download bereit – flexibel und schnell, auch für besonders eilige Fälle.
Datenintegrität: Per SHA256-Prüfsumme können Sie jederzeit die Vollständigkeit und Unverändertheit Ihrer Archivdaten verifizieren – entscheidend unter Compliance-Gesichtspunkten.
Digital, revisionssicher, nachvollziehbar: Alle Zugriffsprotokolle und Änderungen sind im Download-Archiv enthalten. Auf Wunsch erhalten Sie zusätzlich eine Konformitätsbescheinigung.
Lesen Sie in unserem Hilfe-Center, wie Sie Ihren Datenraum exportieren können.
2. Das netfiles Online-Datenraum-Archiv: Die digitale Premiumlösung
Wünschen Sie sich flexible und schnelle Verfügbarkeit, fortlaufend hohe Sicherheitsstandards und maximale Nachvollziehbarkeit? Dann ist das netfiles Online-Datenraum-Archiv die zeitgemäße Lösung für Ihr Unternehmen.
Nach Abschluss Ihres Projekts „friert“ netfiles Ihren Datenraum auf Wunsch ein – der Datenbestand ist dann nicht mehr veränderbar und damit revisionssicher. Sie und von Ihnen autorisierte Personen haben aber weiterhin jederzeit Zugriff – ganz einfach per Browser und unabhängig von Ihrem Standort.
Darum ist das Online-Datenraum-Archiv so attraktiv:
Sofort und jederzeit verfügbar: Keine Wartezeit auf den Versand physischer Datenträger. Direkt nach Projektabschluss steht Ihr Archiv bereit.
Flexibler Zugriff: Ob Mitarbeiter im Home-Office, Berater oder Behördenvertreter – alle Befugten haben rund um die Uhr weltweit Zugriff.
Detaillierte Zugriffskontrolle: Sie können den Zugriff für einzelne Personen gezielt erlauben oder entziehen – nachvollziehbar und DSGVO-konform.
Höchste Sicherheit: Die Archivdaten werden verschlüsselt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland gespeichert, geschützt durch modernste Sicherheitstechnologien.
Nachhaltig und modern: Kein Risiko des Datenverlusts durch vergessene oder beschädigte USB-Sticks/DVDs, kein zusätzlicher Hardwareeinsatz.
Reaktivierbarkeit: Bei einem Folgeprojekt oder einer erneuten Due Diligence können Sie die Struktur und relevante Dokumente nahtlos übernehmen und reaktivieren lassen.
Unser Vertriebsteam berät sie gerne oder erstellt Ihnen ein individuelles Angebot.
3. Archivkopie auf DVD oder USB-Stick
Natürlich: Auch netfiles bietet weiterhin die Erstellung eines physischen Archivs auf DVD oder USB-Stick an. Diese Variante ist sinnvoll, wenn gesetzliche Vorgaben dies explizit fordern oder Ihre Organisation noch keine digitale Archivstrategie verfolgt. Allerdings benötigt diese Option aufgrund von Produktion und Versand einige Tage Vorlauf. Bitte beachten Sie auch, dass physische Datenträger gegenüber den anderen Archivierungslösungen Nachteile haben. DVDs oder USB-Sticks können verloren gehen oder beschädigt werden, sie erfordern passende Hardware und die Zugriffs- und Bereitstellungsmöglichkeiten sind eingeschränkt. Insofern empfehlen wir Ihnen das Online-Datenraum-Archiv oder den Datenraum-Export.
Bei Interesse an dieser Option wenden Sie sich bitte an unser Vertriebsteam.
Fazit
Die digitale Archivierung Ihres Datenraums bietet deutliche Vorteile gegenüber klassischen, physischen Archiven. Sie ist komfortabel, ortsunabhängig und nachhaltig. Ob per Download-Export für die direkte Weiterverarbeitung in Ihrer IT oder als revisionssicheres Online-Datenraum-Archiv für dauerhaften, kontrollierten Zugriff.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Unser Vertriebsteam berät sie gerne oder erstellt Ihnen ein individuelles Angebot.