Die Einsatzmöglichkeiten eines virtuellen Datenraums sind vielfältig (siehe auch hier) und bieten Unternehmen, Kanzleien und Selbständigen sichere Lösungen für den Datenaustausch und die Zusammenarbeit über Unternehmens- und Standortgrenzen hinweg. Der netfiles Datenraum bietet Anwendern dabei neben der allgemeinen Datenraumfunktionalität optional, zusätzlich die Möglichkeit, vertrauliche Dateien und/oder grosse Dateien sicher zu verschicken, ohne dass der Empfänger Mitglied im Datenraum sein oder sich anmelden muss. Über die Funktion „sicherer Dateiversand“ können Dateien ganz einfach und schnell als Downloadlink an Externe versendet werden. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt und Benutzer können zusätzlich den Download per Kennwort sichern, ein Ablaufdatum für den Downloadlink definieren und die Anzahl der Downloads einschränken.
Die Funktion des sicheren Dateiversands an Externe muss für den netfiles Datenraum generell und für Benutzer individuell von einem Datenraum Administrator freigeschaltet werden. Anwendern steht dann im Datenraum die Funktion „Dateiversand“ mit einem Posteingang- und Gesendet-Bereich zur Verfügung.