Vom Greenfield bis zum Asset Management: Life Cycle Management von Immobilien mit dem netfiles CDE

Vom ersten Spatenstich auf der sprichwörtlichen grünen Wiese bis zum Verkauf oder langfristigen Objektmanagement: Mit jeder Phase ändern sich die Projektbeteiligten sowie die Anforderungen an einen Datenraum. netfiles ist hochgradig flexibel und passt sich Ihrem aktuellen Bedarf an. Quasi auf Knopfdruck wird das Common Data Environment (CDE) aus der Bauphase zum Deal Room für den Verkauf oder zum permanenten Datenraum für das Asset Management. Mehr noch: netfiles ist skalierbar und damit vom Einfamilienhaus bis zum Quartiersprojekt einsetzbar.

Als Projektentwickler oder Bauherr stellen Sie über netfiles sämtliche Dokumente strukturiert und sicher bereit – seien es Bauanträge, Genehmigungen, Verträge oder Baupläne. Alle Stakeholder greifen über dieselbe geschützte Plattform auf stets aktuelle Informationen zu und verfügen immer über denselben Wissensstand. In jeder Phase des Immobilien-Lebenszyklus.

1.   Greenfield-Entwicklung

Kontrollierter Zugriff schafft Rechtssicherheit
Lange bevor der erste Bagger anrollt, müssen Bebauungspläne, städtebauliche Verträge, Machbarkeitsstudien oder Baugenehmigungen ausgetauscht werden. Mit einem CDE von netfiles arbeiten alle Beteiligten – intern wie extern – auf derselben geschützten Plattform. Granulare Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder Beteiligte nur die Unterlagen sieht, für die er auch zuständig ist. Die Kommune erhält zum Beispiel Einsicht in Bodengutachten und Finanzierungsnachweise, aber nicht in die interne Kalkulation. Architekten und Ingenieure können auf Baubeschreibung und Pläne zugreifen, aber nicht auf vertrauliche Finanzierungsunterlagen.

Elke Höffken, beim deutschen Projektentwickler CG Gruppe für den Immobilienverkauf zuständig, bestätigt: „netfiles ermöglicht uns und unseren externen Geschäftspartnern einen rollenbasierten, orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf Dokumente und Informationen und erleichtert die Arbeit durch eine intuitive Benutzung.“

2.   Planungs- und Bauphase

Planmanagement reduziert Schnittstellenverluste
Die Bauphase ist wohl die komplexeste Phase im Bauprojektmanagement. Jetzt arbeiten viele Stakeholder parallel – von Architekten über Tragwerksplaner, TGA-Ingenieuren, Projektsteuerern bis hin zu Elektrikern oder Trockenbauern. Eine veraltete Planung führt da schnell zu folgenschweren Fehlern auf der Baustelle und damit zu Verzögerungen und Mehrkosten.

Mit der konsequenten Versionierung aller Dateien im netfiles CDE stellen Sie sicher, dass stets der aktuelle Planstand erkennbar und abrufbar ist. Benachrichtigungs-Mails informieren die Beteiligten auf Wunsch über neue oder veränderte Dateien im Datenraum. Nicht nur Office-, auch CAD-Dateien lassen sich bequem direkt im Browser betrachten, ohne dass dafür eine lokale Software installiert werden muss. Und Annotationen direkt an den Dateien ersetzen endlose E-Mail-Ketten.

Lückenlose Dokumentation macht revisionssicher
Wer einen Plan freigegeben, eine Änderung angefordert oder vorgenommen hat – all das ist lückenlos über einen revisionssicheren Audit-Trail dokumentiert. Im Streitfall lässt sich jede Aktion im Common Data Environment von netfiles nachvollziehen.

Offene Schnittstelle sorgt für Integration
Über eine offene REST-API-Schnittstelle lässt sich netfiles an Ihre bestehenden Systeme für Controlling oder ERP anbinden. Auch in Ihre Software für Ausschreibungen, Vergabe und Abrechnung (AVA) integrieren Sie den netfiles Datenraum nahtlos.

Mandantenfähig für parallele Bauprojekte
Die Mandantenfähigkeit von netfiles erlaubt den gleichzeitigen Betrieb mehrerer CDEs innerhalb einer einzigen Verwaltungsumgebung – übersichtlich, getrennt und dennoch zentral administrierbar. Praktisch, wenn Sie mehrere Bauprojekte zeitgleich abwickeln oder Bauabschnitte oder Objektgesellschaften getrennt managen wollen.

3.   Immobilientransaktion oder Nachfinanzierung

Ganz einfach vom CDE zum Deal Room
Oft noch während der Bauphase – manchmal sogar davor – steht der Verkauf des Objekts an. Investoren, Interessenten, Prüfer und Berater verlangen eine Fülle an Unterlagen für ihre Due Diligence: Das Spektrum reicht von technischen Dokumentationen und Baugenehmigungen bis zu Mietverträgen oder Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Dieselben Anforderungen bestehen, wenn es zu einer Nachfinanzierung kommt.

In so einem Fall lässt sich der CDE ganz einfach in einen Deal Room überführen. Struktur und Dokumente werden dabei vollständig übernommen. Sie passen lediglich die Zugriffsrechte an und legen fest, welche Unterlagen für welche Kaufinteressenten oder Finanzierungspartner sichtbar sein sollen.

Reibungslose Kommunikation über Q & A
Die integrierte Q&A-Funktion erlaubt es Interessenten, direkt im Datenraum Fragen zu einzelnen Dokumenten zu stellen. Die Fragen werden zur Beantwortung an den jeweils zuständigen Spezialisten weitergeleitet und die Antworten können auf Wunsch für alle Interessenten veröffentlicht werden. Das reduziert den Arbeits- und Abstimmungsaufwand und beschleunigt so den gesamten Prozess.

4.   Langfristiges Asset Management 

Bestandsimmobilien im permanenten Datenraum
Verbleibt ein Objekt im eigenen Bestand, kann der CDE oder Deal Room in einen permanenten Datenraum umgewandelt werden. Ob Mietverträge, Wartungsprotokolle, Versicherungspolicen, Grundbuchauszüge oder Energieausweise – all das ist dank netfiles Data Room zentral abgelegt, versioniert und per Volltextsuche auch in großen Objektbeständen schnell auffindbar. Für das operative Facility Management lassen sich externe Tools über die REST-API direkt anbinden.

Fazit: Ein digitaler Datenraum für den gesamten Immobilien-Life-Cycle

Mit einem netfiles Datenraum lässt sich der gesamte Immobilien-Lebenszyklus von der Greenfield-Entwicklung über die Planungs- und Bauphase bis hin zum Verkauf oder langfristigen Asset Management digital unterstützen und revisionssicher dokumentieren. Ein Projektraum fungiert zunächst als Common Data Environment (CDE), wird bei Bedarf zum Deal Room für Verkauf oder Finanzierung und schließlich zum permanenten Datenraum für das Bestandsmanagement.

FAQ: Auch das zählt beim Immobilien-Lifecycle-Management

• Ist der netfiles Datenraum DSGVO-konform?
  Ja, der netfiles Datenraum ist vollständig DSGVO-konform. Denn als deutsches Unternehmen unterliegt netfiles den strengen Regelungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach diesen Vorgaben. Das gilt für die Daten von externen Projektpartnern und Dienstleistern ebenso wie für Mitarbeitende, Käufer, Mieter oder Investoren.

• Wie werden Ihre Dateien im Datenraum vor Verlust geschützt?
  Alle Daten werden redundant und geographisch getrennt in zwei hochsicheren deutschen Rechenzentren gespiegelt und nach gängigen Standards wie ISO/IEC 27001:2022 und ISO 22301:2019 geschützt. Außerdem besitzt netfiles das C5-Testat des BSI und ist zertifiziert nach SOC 2.

• Wie hoch ist die Systemverfügbarkeit des netfiles Common Data Room (CDE)?
  netfiles garantiert eine Systemverfügbarkeit von 99,9 Prozent. Denn ausfallsichere Systeme sind entscheidend dafür, dass Pläne und Dokumente auf der Baustelle jederzeit verfügbar sind und diese nicht stillsteht.

• Mit welchen Maßnahmen wird der Login in den CDE abgesichert?
  Um sich in den netfiles Datenraum einzuloggen, benötigen Benutzer eine Kombination aus Benutzernamen und Kennwort beziehungsweise Passkey. Darüber hinaus steht ihnen die zusätzliche Sicherheitsoption "2-Faktor-Authentifizierung" (per SMS oder Authenticator/OTP-App) zur Verfügung. So sind sensible Projektdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt – vom Greenfield über die Planungs- und Bauphase bis hin zum laufenden Betrieb.