„Können Sie mir meinen Befund bitte per E-Mail schicken?“ Diese Frage gehört in Arztpraxen, Medizinischen Versorgungszentren, Laboren und Kliniken zum Alltag. Patienten möchten nicht mehrere Tage auf einen Brief warten oder für die Abholung noch einmal in die Einrichtung kommen. Sie erwarten, dass Befundberichte, Laborergebnisse oder Arztbriefe schnell digital verfügbar sind.
Diese Erwartung ist eindeutig: 89 % der Menschen in Deutschland befürworten laut einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2024 die Digitalisierung des Gesundheitswesens. 71 % wünschen sich sogar ein höheres Tempo. Die Kehrseite: Gleichzeitig fühlt sich fast jeder Zweite von digitalen Gesundheitsangeboten überfordert.
Die Studienergebnisse zeigen: Patienten wollen digitale Services – aber keine komplizierten digitalen Prozesse.
Für Praxisteams und Klinikmitarbeiter bedeutet das konkret: Medizinische Unterlagen sollen schnell beim vorgesehenen Empfänger ankommen, ohne dass Vertraulichkeit und Datenschutz auf der Strecke bleiben. Ein ungeschützter E-Mail-Anhang wird diesem Anspruch in vielen Fällen nicht gerecht.
Medizinische Befunde sollten deshalb über einen Versandweg übermittelt werden, der sensible Inhalte schützt, den Zugriff auf den vorgesehenen Empfänger begrenzt und trotzdem ohne unnötige Hürden funktioniert.
Befundversand ist Teil der Versorgung – kein beliebiger Büroprozess
Wie sensibel die Datenflüsse im Gesundheitswesen sind, zeigt der Cyberangriff auf den externen Abrechnungsdienstleister unimed im April 2026. Betroffen waren zahlreiche Kliniken in Deutschland. Entwendet wurden Daten von Privatpatienten und Selbstzahlern – neben Stammdaten teilweise auch Rechnungsinformationen, die Rückschlüsse auf Diagnosen und Behandlungen zulassen.
Der Angriff betraf in diesem Fall nicht den direkten Versand von Befunden. Er macht aber deutlich: Der Schutz von Patientendaten endet nicht am Praxis- oder Klinikausgang. Er muss auch bei der Übermittlung an Dienstleister, weiterbehandelnde Einrichtungen und Patienten gewährleistet sein.
Das gilt für komplexe Schnittstellen zwischen Kliniksystemen ebenso wie für die scheinbar einfache Bitte, einen Befund kurzfristig digital zu versenden.
Der typische Fall: Der Befundbericht soll heute noch raus
Es ist ein typischer Fall, wie er täglich hundertfach vorkommt: Nach einer Untersuchung liegt der Befundbericht als PDF vor. Der Patient benötigt ihn am nächsten Morgen für einen Facharzttermin und bittet um sofortige Zusendung.
Für Medizinische Fachangestellte scheint der Ablauf zunächst einfach: E-Mail-Adresse übernehmen, Dokument anhängen und Nachricht versenden. Doch schon ein Tippfehler kann dazu führen, dass der Befund bei einer unberechtigten Person landet. Nach dem Versand lässt sich der Anhang nicht mehr zurückholen oder kontrollieren.
Im Krankenhaus kann dieselbe Situation im Entlassmanagement entstehen: Ein Patient benötigt seinen Entlassbrief, weitere Behandlungsunterlagen oder eine umfangreiche Dokumentenmappe. In einem Labor oder einer radiologischen Praxis geht es möglicherweise um mehrere Befundberichte und große Dateien.
Die Dokumente unterscheiden sich. Die entscheidenden Fragen bleiben gleich:
Ist der Empfänger eindeutig bestimmt?
Ist die Datei während der Übermittlung angemessen geschützt?
Kann der Zugriff zeitlich oder technisch begrenzt werden?
Ist nachvollziehbar, ob die Unterlagen angekommen sind?
Ist der Prozess auch für den Patienten einfach verständlich?
Dürfen medizinische Befunde per E-Mail versendet werden?
Allgemein gilt: Ein generelles Verbot des Befundversands per E-Mail gibt es nicht. Der Versandweg und die eingesetzten Schutzmaßnahmen müssen jedoch zum Risiko und zur Sensibilität der übermittelten Daten passen. Denn Gesundheitsdaten gehören nach Artikel 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten.
Praxen, Kliniken und andere Leistungserbringer müssen deshalb geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um sie vor unbefugtem Zugriff, Verlust und unbeabsichtigter Offenlegung zu schützen. Datenschutzaufsichtsbehörden – zum Beispiel in Niedersachsen – stellen entsprechend klar, dass eine unverschlüsselte E-Mail für die Übermittlung medizinischer Unterlagen wie Arztberichte oder Röntgenbilder nicht geeignet ist. Bei sensiblen Inhalten ist regelmäßig ein höheres Schutzniveau erforderlich.
Entscheidend ist dabei nicht allein die Verschlüsselung auf dem Übertragungsweg. Auch der Empfänger, die Zugriffsmöglichkeit nach dem Versand und die Nachvollziehbarkeit des Prozesses gehören zu einem sicheren Befundversand.
Digitalisierung im Gesundheitswesen: Fortschritt mit Lücken
Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist weiter, als es manche Debatte vermuten lässt: Laut PraxisBarometer 2025 empfingen bereits 87 % der Praxen elektronische Arztbriefe. 61 % nutzten den Kommunikationsdienst KIM. Auch die digitale Patientenkommunikation legte zu: Bei 52 % der Praxen erfolgte sie komplett oder mehrheitlich digital. In Krankenhäusern zeigt sich ebenfalls ein deutlicher Fortschritt: Der durchschnittliche DigitalRadar-Score stieg von 33,3 Punkten im Jahr 2021 auf 55 Punkte im Jahr 2026.
Die Digitalisierung erreicht die Praxen – aber noch nicht jeden Patientenprozess
Zwischen Praxen und Krankenhäusern war 2025 nur bei 13 % der Einrichtungen die Kommunikation überwiegend digital. Dokumente liegen also intern oft längst digital vor, erreichen die nächste Einrichtung oder den Patienten aber weiterhin über Papier, Fax, gewöhnliche E-Mail oder manuelle Zwischenlösungen.
Genau hier treffen Erwartung und Realität aufeinander: Patienten erleben digitale Services in vielen Lebensbereichen als selbstverständlich. Im Gesundheitswesen hängt die digitale Bereitstellung von Unterlagen dagegen noch häufig von der einzelnen Einrichtung und dem konkreten Prozess ab.
Die organisatorischen Voraussetzungen sind unterschiedlich. In einer kleineren Praxis übernehmen wenige Mitarbeiter Patientenaufnahme, Verwaltung und Dokumentenversand. In einer Klinik müssen Klinikinformationssystem, Patientenportal, Telematikinfrastruktur, Entlassmanagement und externe Dienstleister zusammenspielen. Unabhängig von der Größe braucht es jedoch einen klaren und sicheren Weg für den letzten Schritt zum Empfänger.
Wo der klassische E-Mail-Anhang an Grenzen stößt
Die E-Mail mitsamt Anhang bleibt beliebt, weil Mitarbeiter und Patienten damit vertraut sind. Für den Versand sensibler Patientenunterlagen bringt der Mailversand jedoch mehrere Schwächen mit sich:
Fehlversand: Ein falsch geschriebener oder automatisch vervollständigter Empfänger kann eine Datenschutzverletzung auslösen.
Fehlende Zugriffskontrolle: Der Anhang kann gespeichert, kopiert und weitergeleitet werden. Ein zeitlich begrenzter Zugriff ist nicht möglich.
Begrenzte Nachvollziehbarkeit: Der Versand belegt nicht, dass der vorgesehene Patient die Unterlagen tatsächlich abgerufen hat. Auch Lesebestätigungen sind optional und müssen manuell ausgelöst werden.
Dateigrößen: Umfangreiche Dokumentenmappen oder größere Dateien überschreiten schnell die Limits von Absender- oder Empfängerpostfächern.
Fehlende Verschlüsselung: Die standardmäßige Verschlüsselung von E-Mails gilt als nicht ausreichend sicher. Für datenschutzkonformen Einsatz ist meist ein aufwändiger Prozess erforderlich, der auf dem Austausch von Zertifikaten beruht.
Zusammengefasst: Die E-Mail ist ein gutes Kommunikationsmittel für alltägliche und unsensible Informationen sowie als Benachrichtigungskanal. Als Transportbehälter für besonders sensible Dateien bietet sie jedoch oft zu wenig Kontrolle. Unverschlüsselte Anhänge sind insbesondere für Patientendaten ungeeignet.
ZIP-Dateien und Passwörter sind keine Dauerlösung
Eine Methode wird von medizinischen Einrichtungen gerne als Ersatzlösung angewandt: Anhänge werden als ZIP-Datei verpackt und mit einem Passwort geschützt versandt. Das erforderliche Kennwort wird dann telefonisch, per SMS oder in einer zweiten Nachricht mitgeteilt. Das ist besser als ein völlig ungeschützter Anhang, verlagert das Problem in der Realität aber nur und schafft zusätzlichen Arbeitsaufwand sowie Risiken:
Das Praxisteam muss Passwörter erzeugen und über einen zweiten Kanal mitteilen.
Patienten müssen Dateien herunterladen und entpacken. Auf Smartphones oder älteren Geräten funktioniert das nicht immer reibungslos.
Geht das Passwort verloren oder wird falsch eingegeben, folgen Rückfragen und zusätzlicher Aufwand.
Am Beispiel der ZIP-Dateien zeigt sich also: Ein digitaler Prozess ist nicht automatisch ein guter Prozess. Gerade weil sich fast die Hälfte der Bevölkerung von der Digitalisierung des Gesundheitswesens zumindest teilweise überfordert fühlt, muss der sichere Weg zugleich verständlich und einfach sein.
KIM, ePA oder Patientenportal: Welche Lösung ist für welchen Zweck gedacht?
Im Gesundheitswesen existieren bereits spezialisierte digitale Infrastrukturen. Sie erfüllen jedoch unterschiedliche Aufgaben.
KIM – Kommunikation im Medizinwesen ermöglicht den geschützten Austausch medizinischer Dokumente zwischen registrierten und authentifizierten Teilnehmern der Telematikinfrastruktur. Eine Praxis kann damit beispielsweise einen elektronischen Arztbrief oder Befund an eine andere Praxis, ein Labor oder ein Krankenhaus senden. Für den regulären Versand an ein privates E-Mail-Postfach eines Patienten ist KIM dagegen nicht vorgesehen.
Die elektronische Patientenakte (ePA) dient als digitaler Ablage- und Informationsort für Gesundheitsdaten. Praxen und Krankenhäuser können dort unter anderem Befundberichte, Laborbefunde, Arztbriefe und Entlassbriefe bereitstellen. Patienten können über die App ihrer Krankenkasse auf die Inhalte zugreifen. Die ePA ist damit ein zentraler Baustein der digitalen Versorgung, ersetzt aber nicht jede kurzfristige Kommunikations- und Versandsituation.
Patientenportale bilden einrichtungsspezifische Prozesse ab, beispielsweise die digitale Aufnahme, Terminorganisation oder Bereitstellung von Unterlagen durch ein Krankenhaus. Sie sind besonders sinnvoll, wenn Patienten regelmäßig mit derselben Einrichtung interagieren und das Portal in die vorhandenen Systeme integriert ist.
Sicheres Business Filesharing setzt dort an, wo Dateien unmittelbar und kontrolliert an einen externen Empfänger übermittelt werden sollen und kein etablierter KIM-, ePA- oder Portalprozess greift. Das kann der Patient selbst sein, aber auch ein Bevollmächtigter oder ein anderer externer Beteiligter.
Alle hier genannten Kanäle haben im Alltag ihre Einsatzberechtigung und existieren nebeneinander. Entscheidend für die Wahl einer Lösung ist deshalb, wie sie zum jeweiligen Empfänger und Prozess passt.
Sicheres Filesharing: Die Nachricht bleibt E-Mail, der Befund nicht
Bei einer sicheren Filesharing-Lösung wird das Dokument nicht direkt an die E-Mail angehängt. Der Befund wird über eine geschützte Cloud-Plattform bereitgestellt. Der Patient erhält lediglich eine Benachrichtigung und einen Zugang zu den für ihn bestimmten Unterlagen per E-Mail.
Der gewohnte Kommunikationsweg bleibt damit erhalten: Der Patient wird per E-Mail informiert und kann das Dokument über den Browser abrufen. Die sensible Datei selbst liegt jedoch nicht unkontrolliert als Anhang im Postfach.
Für die medizinische Einrichtung entsteht ein besser steuerbarer Prozess:
Der Zugriff lässt sich auf den vorgesehenen Empfänger begrenzen.
Zusätzliche Maßnahmen zur Empfängerverifikation können eingesetzt werden.
Dateien können mit einem Ablaufdatum versehen werden.
Auch große Dokumentenmengen lassen sich in einem Vorgang übermitteln.
Empfang und Abruf können besser nachvollzogen werden.
Bei professionellen Anbietern können Dateien auch im Nachhinein aktualisiert werden
Damit verbindet sich die Erwartung an schnelle digitale Kommunikation mit den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des Gesundheitswesens.
Medizinische Unterlagen sicher mit netfiles Send versenden
netfiles Send ist keine medizinische Fachanwendung und ersetzt weder KIM noch die ePA oder ein klinisches Patientenportal. Die Lösung ist für sicheres Business Filesharing konzipiert – also für den kontrollierten Versand vertraulicher Dateien an externe Empfänger.
Gerade darin liegt der Nutzen von netfiles Send für den Befundversand: Praxen, MVZ, Labore und Kliniken erhalten einen einfach nutzbaren Versandweg für Situationen, die von den vorhandenen Branchenanwendungen nicht oder nicht ohne Weiteres abgedeckt werden.
Mit netfiles Send können beispielsweise Befundberichte, Arzt- und Entlassbriefe, Laborunterlagen oder umfangreiche Dokumentenmappen einfach und schnell versendet werden. Je nach Anforderung lassen sich Empfänger verifizieren, Sendungen mit einem Passwort und einem Ablaufdatum schützen sowie Empfangsbestätigungen nutzen. Pro Transfer können Dateien mit einem Gesamtumfang von bis zu 150 GB bereitgestellt werden.
Die Bedienung ist für Personal und Patienten besonders einfach: Dateien auswählen, E-Mail-Adresse des Empfängers eintragen, Schutzlevel festlegen und Sendung abschicken. Der Patient erhält eine Benachrichtigung und kann die Unterlagen ohne Installation einer zusätzlichen Software über den Browser abrufen.
Fazit: Digitaler Patientenservice braucht sichere und einfache Prozesse
Patienten möchten Befunde rechtzeitig erhalten, unkompliziert öffnen und darauf vertrauen können, dass ihre Gesundheitsdaten geschützt sind. Ob dafür die ePA, ein Patientenportal oder ein sicherer Filesharing-Dienst der passende Weg ist, hängt vom konkreten Versorgungskontext ab.
Ein gewöhnlicher, ungeschützter E-Mail-Anhang darf bei sensiblen medizinischen Unterlagen nie Standard sein.
Ein professionell gestalteter digitaler Befundversand zeigt, dass die Einrichtung Datenschutz nicht als formale Pflicht betrachtet, sondern als Teil einer vertrauensvollen Patientenkommunikation. Gleichzeitig können klare digitale Prozesse Mitarbeitende entlasten und fehleranfällige Lösungen ersetzen.
Mit netfiles Send übermitteln Praxen, MVZ, Labore und Kliniken sensible Dokumente kontrolliert an Patienten und externe Empfänger – ohne ungeschützte E-Mail-Anhänge und ohne komplizierte Zusatzsoftware.
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