SharePoint-Ersatz in Microsoft Teams: Wann sensible Daten besser in den Datenraum gehören
Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen die zentrale Oberfläche für Kommunikation und Zusammenarbeit. Mitarbeiter chatten, organisieren Meetings, stimmen Aufgaben ab und bearbeiten gemeinsam Dokumente. Sobald Dateien über Teams geteilt werden, geht es jedoch nicht mehr nur um Zusammenarbeit – sondern auch um Speicherorte, Zugriffsrechte und Datensouveränität.
Denn Dateien liegen nicht einfach „in Teams“. Teams ist „nur“ die Arbeitsoberfläche, während SharePoint und OneDrive die Dateiverwaltung im Hintergrund stemmen. Ausführlicher erklären wir diese Zusammenhänge in unserem Beitrag „Microsoft Teams nutzen, sensible Daten schützen: Warum die Dateiablage entscheidend ist“.
Für Unternehmen ergibt sich daraus eine entscheidende Frage: Sollen sensible und geschäftskritische Dateien Teil des Microsoft-365-Ökosystems sein – oder gehören sie nicht besser in eine sichere und souveräne Datenraumumgebung? Für sensible Dateien, kontrollierten externen Datenaustausch und hohe Anforderungen an Datensouveränität ist ein spezialisierter Datenraum in der Regel die bessere Ablage.
SharePoint und OneDrive: Die Dateiablage hinter Microsoft Teams
Microsoft Teams verbindet verschiedene Microsoft-365-Dienste in einer gemeinsamen Oberfläche. Für Benutzer ist diese technische Aufteilung kaum sichtbar. Sie laden eine Datei in einen Kanal oder Chat hoch und greifen anschließend direkt über Teams darauf zu. Der tatsächliche Speicherort hängt jedoch davon ab, wo die Datei geteilt wird:
Dateien aus Teams-Kanälen werden in SharePoint gespeichert.
Dateien aus Einzel- und Gruppenchats werden meist in OneDrive for Business des sendenden Nutzers gespeichert.
Weitere Inhalte können abhängig von Funktion und Konfiguration mit zusätzlichen Microsoft-365-Diensten verbunden sein.
Die Unterscheidung ist relevant, weil Kanaldateien und Chatdateien unterschiedlichen Ablage-, Verantwortungs- und Berechtigungslogiken folgen. Je mehr Teams, Kanäle, Chats und Freigaben entstehen, desto schwieriger wird es für Unternehmen, sensible Dateien und bestehende Zugriffsrechte vollständig zu überblicken.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist die Dokumentenmanagement- und Kollaborationsplattform innerhalb von Microsoft 365. Unternehmen nutzen sie unter anderem für Teamwebsites, Dokumentenbibliotheken und die gemeinsame Bearbeitung von Dateien.
In Microsoft Teams dient SharePoint vor allem als Speicherort für Kanaldateien. Wird ein Team angelegt, erstellt Microsoft im Hintergrund eine damit verbundene SharePoint-Website. Die Benutzer greifen über Teams auf die Dokumente zu, während Speicherung und Verwaltung über SharePoint erfolgen.
Was ist OneDrive?
OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher eines Nutzers innerhalb von Microsoft 365. In Teams kommt OneDrive insbesondere bei Dateien zum Einsatz, die in Einzel- oder Gruppenchats geteilt werden.
Lädt ein Mitarbeiter eine Datei in einen Chat hoch, wird sie in der Regel in seinem persönlichen OneDrive-Bereich gespeichert und für die anderen Teilnehmer freigegeben. Für den Benutzer wirkt es so, als liege die Datei direkt im Teams-Chat. Tatsächlich befindet sie sich jedoch im persönlichen Speicherbereich eines einzelnen Nutzers.
Bei sensiblen Unternehmensdaten wirft das wichtige Fragen auf:
Welchem Benutzer ist der Speicherbereich zugeordnet?
Wer hat aktuell Zugriff?
Wie lange bleibt die Freigabe bestehen?
Wurde das Dokument in weiteren Chats geteilt?
Was geschieht bei einem Abteilungswechsel oder Unternehmensaustritt?
Wie werden Zugriffsrechte nach Projektabschluss beendet?
Die Grenzen von SharePoint und OneDrive bei sensiblen Daten
SharePoint und OneDrive ermöglichen es, Dateien schnell über Microsoft Teams bereitzustellen und gemeinsam zu bearbeiten. Dabei kann schnell die Kontrolle über sensible Unternehmensinformationen verloren gehen. Vor allem in hoch vertraulichen Projekten, zum Beispiel M&A-Prozessen und Due-Diligence-Prüfungen oder in der Arbeit an geistigem Eigentum (IP) ist das besonders kritisch. Aber auch scheinbar alltägliche Dokumente können geschäftskritische Informationen, beispielsweise über Kunden, Mitarbeiter, Preise, Verträge, Produkte oder strategische Entscheidungen enthalten.
Unternehmen müssen daher kontrollieren können, wo die Datei gespeichert ist, wer darauf zugreifen darf, welche Aktionen zulässig sind, ob Downloads oder Weitergaben möglich sind, wie externe Teilnehmer eingebunden werden, welche Aktivitäten stattgefunden haben und wie Zugriffsrechte wieder entzogen werden. Eine sichere Nutzung von SharePoint und OneDrive eine konsequente Konfiguration der Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen sowie Governance voraus. Mit zunehmender Nutzung steigt hier die Komplexität: Teams, SharePoint-Websites, persönliche OneDrive-Bereiche, Benutzer und Freigaben müssen dauerhaft verwaltet werden.
Ein sicherer virtueller Datenraum setzt an diesem Punkt an: Sicherheit, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit sind hier keine Ergänzungen einer allgemeinen Kollaborationsplattform, sondern der Kern der Lösung.
Datenresidenz: Wo speichert Microsoft Kundendaten?
Neben Zugriffsrechten spielt bei sensiblen Daten auch der Speicherort eine wichtige Rolle. Microsoft speichert Kundendaten, abhängig vom verwendeten Dienst, dem Standort des Microsoft-365-Mandanten und den gebuchten Optionen, weltweit in bestimmten Regionen. Diesen geografische Speicherort ruhender Daten bezeichnet Microsoft als Datenresidenz.
Für europäische Kunden ist hierbei insbesondere die EU-Datengrenze, die sogenannte EU Data Boundary, von Interesse. Microsoft beschreibt sie als geografisch definierte Grenze, innerhalb derer Kundendaten und personenbezogene Daten für zahlreiche Enterprise-Onlinedienste gespeichert und verarbeitet werden sollen.
Die regionale Speicherung innerhalb Europas ist ein wichtiger Schritt, denn Datenschutz- und Compliance-Anforderungen werden laufend strenger. Die Datenresidenz ist jedoch nicht mit Datensouveränität gleichzusetzen. Der Speicherort beantwortet beispielsweise nicht automatisch, wer die Infrastruktur kontrolliert, welchem Recht der Anbieter unterliegt und welche Abhängigkeit von dessen Cloud-Ökosystem entsteht.
Unternehmen sollten deshalb auch folgende Fragen stellen:
Welchem rechtlichen Rahmen unterliegt der Anbieter?
Wer kontrolliert Infrastruktur und Verarbeitung?
Sollen sensible Daten bewusst außerhalb dieses Cloud-Ökosystems gespeichert werden?
Datensouveränität und CLOUD Act
Datensouveränität bedeutet, die Kontrolle über die eigenen, geschäftskritischen Daten und die eingesetzten Systeme möglichst weitgehend zu behalten. Neben technischen Schutzmaßnahmen ist dabei auch die Rechtszugehörigkeit des Anbieters relevant.
Microsoft zum Beispiel unterliegt als US-amerikanisches Unternehmen auch der US-amerikanischen Rechtsordnung, insbesondere dem CLOUD Act. Dieser ermöglicht US-Behörden unter bestimmten Voraussetzungen den Zugriff auf elektronische Informationen bei US-basierten Anbietern – auch dann, wenn Daten außerhalb der USA gespeichert sind. Die Speicherung in einem europäischen Rechenzentrum, wie sie beispielsweise Microsoft beschreibt, beantwortet deshalb nicht automatisch alle Fragen zur Datensouveränität. Bei personenbezogenen, vertraulichen oder geschäftskritischen Informationen ist eine bewusste Entscheidung erforderlich:
Sollen diese Daten im Microsoft-365-Ökosystem gespeichert werden – oder besser in einer unabhängigen Datenraumlösung? Für sensible Daten ist ein deutscher Datenraum eine souveräne Alternative zur Ablage – außerhalb der Microsoft-Infrastruktur.
Experten-Empfehlung: Ein sicherer Datenraum als SharePoint-Ersatz
Unternehmen müssen in der Praxis keine Grundsatzentscheidung gegen Microsoft treffen. Das wäre in vielen Fällen sogar hinderlich: Teams ist etabliert, Mitarbeiter kennen die Oberfläche, externe Partner sind daran gewöhnt und viele Prozesse sind darauf ausgerichtet.
Der bessere Kompromiss lautet: Teams bleibt die Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein sicherer Datenraum wird zur Ablage für sensible Dateien und ersetzt SharePoint dort, wo mehr Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Datensouveränität erforderlich sind.
SharePoint eignet sich für:
allgemeine Teamdokumente
nicht-vertrauliche oder sensible Projektunterlagen
Arbeitsmaterialien ohne besonderen Schutzbedarf
Inhalte, die bewusst im Microsoft-365-Ökosystem liegen sollen
Ein sicherer Datenraum ist die bessere Ablage für:
vertrauliche Dokumente
externe Zusammenarbeit mit erhöhtem Schutzbedarf
Vertrags- und Prüfungsunterlagen
personenbezogene oder geschäftskritische Daten
strukturierte Datenräume
kontrollierte Freigaben
differenziertes Zugriffsmanagement
nachvollziehbaren Datenaustausch
Ein sicherer Datenraum ist die ideale Umgebung für vertrauliche Daten, kontrollierten Austausch und Datensouveränität. Für Unternehmen, die digitale Datensouveränität ganzheitlich und konsequent denken, kann der Datenraum sogar zur zentralen Ablage für alle Unternehmensinformationen werden.
Geprüfte Sicherheit für vertraulichen Datenaustausch
Bei der Auswahl eines Datenraums helfen unabhängige Zertifizierungen und Testate dabei zu beurteilen, ob ein Anbieter anerkannte Anforderungen an Informationssicherheit, Verfügbarkeit und interne Kontrollmechanismen erfüllt.
Wichtige Standards und Prüfungen sind unter anderem:
ISO/IEC 27001: bestätigt ein Informationssicherheits-Managementsystem nach anerkanntem internationalem Standard.
ISO 22301: bestätigt ein Business-Continuity-Managementsystem für den Umgang mit Störungen und Notfällen.
SOC 2 Type II: bewertet über einen definierten Zeitraum hinweg, ob Sicherheits- und Kontrollmechanismen wirksam umgesetzt sind.
BSI C5: definiert Anforderungen an die Sicherheit von Cloud-Diensten und ist besonders im deutschen und europäischen Markt relevant.
Ideal ist ein Datenraum dann, wenn er gezielt für vertraulichen Datenaustausch, differenzierte Zugriffsrechte und nachvollziehbare Aktivitäten entwickelt wurde.
netfiles Datenräume erfüllen genau diese Anforderung: Sie sind unabhängig geprüft und verfügen über relevante Zertifizierungen und Testate, darunter ISO/IEC 27001, ISO 22301, BSI C5 und SOC 2. netfiles verbindet verifizierte Sicherheit mit einer klaren Spezialisierung auf vertraulichen Datenaustausch, Zusammenarbeit und Datensouveränität.
Sicherheit darf nicht zur Insellösung werden
Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Lösungen, die technisch und organisatorisch das erforderliche Sicherheitslevel für vertrauliche Daten bieten. Doch die Erfahrung zeigt: Sichere Lösungen helfen nur, wenn sie im Arbeitsalltag konsequent genutzt werden. Sind Sie in der Anwendung zu kompliziert oder ungewohnt, greifen Mitarbeiter häufig auf leichter verfügbare Alternativen zurück. So entstehen schwer kontrollierbare Ablagen und Schattenprozesse („Schatten-IT“).
Sicherheit darf deshalb nicht zur Insellösung werden. Unternehmen müssen hier die Verantwortung übernehmen und sichere Speicherorte einfach zugänglich machen. Für einen SharePoint-Ersatz bedeutet das: Der sichere Datenraum muss direkt dort verfügbar sein, wo Kommunikation und Zusammenarbeit stattfinden. Also in Microsoft Teams.
netfiles für Microsoft Teams: Der sichere Datenraum direkt in Teams
Mit netfiles für Microsoft Teams greifen Benutzer direkt aus der Teams-Oberfläche auf netfiles Data Room zu – ohne sensible Dateien in SharePoint oder OneDrive abzulegen und ohne die Teams-App zu verlassen.
Die Dateien bleiben in netfiles gespeichert und werden dort über das Datenraum-Berechtigungskonzept geschützt. Unternehmen nutzen Microsoft Teams weiter als zentrale Arbeitsoberfläche, während sensible Dateien in netfiles Data Room verbleiben.
Das ermöglicht Ihnen:
Ablage vertraulicher Dateien
Online-Bearbeitung außerhalb von Microsoft-Infrastruktur
sicherer Datenaustausch bzw. Filesharing
Granulares Zugriffsmanagement und Nachvollziehbarkeit
externe Zusammenarbeit ohne Verlustrisiko
Der wichtigste Punkt: Der Zugriff auf Dateien und Ordner erfolgt per nativer App bzw. Tab weiterhin in Microsoft Teams. Nur die Ablage und Bearbeitung sensibler Dateien werden in den netfiles Datenraum verlagert. Unternehmen müssen also nicht zwischen Komfort und Sicherheit wählen: Teams bleibt die Oberfläche. netfiles schützt die Daten.
Fazit: Microsoft Teams nutzen, sensible Daten in netfiles schützen
Dateien aus Microsoft Teams werden im Hintergrund in SharePoint oder OneDrive gespeichert. Für sensible und geschäftskritische ist das nicht sicher genug. Für Unternehmen, die Wert auf Datensouveränität, kontrollierte Zugriffe und sichere externe Zusammenarbeit legen, ist ein spezialisierter Datenraum deshalb die konsequentere Dateiablage.
Mit netfiles für Microsoft Teams bleibt Teams die vertraute Arbeitsoberfläche. Sensible Dateien liegen gleichzeitig in einer unabhängig geprüften, in Deutschland entwickelten und gehosteten Datenraumumgebung. So verbinden Unternehmen effiziente Zusammenarbeit mit Kontrolle und Datensouveränität: Microsoft Teams für Zusammenarbeit. netfiles für sichere Dateien.
Mehr erfahren: netfiles für Microsoft Teams kennenlernen – oder sprechen Sie uns für weitere Informationen direkt an.