Sichere virtuelle Datenräume im Business Development: Strukturierte Due Diligence für pharmazeutische Neuentwicklungen

InflaRx entwickelt therapeutische Antikörper, die zur Behandlung schwerer entzündlicher Erkrankungen wie COVID-19-bedingtem ARDS eingesetzt werden. Der Leitwirkstoff ist Vilobelimab (ehemals IFX-1), ein monoklonaler Anti-C5a-Antikörper, der seit 2025 unter dem Handelsnamen Gohibic in der Europäischen Union zugelassen ist.

Im Rahmen des Business Developments ist Dr. Igor Orshanskiy für die Identifikation und Akquise potenzieller Partner – sowohl lokal als auch international – für die Produktentwicklung sowie Lizensierung verantwortlich. 

Die Suche nach Marktpartnern – unter anderem für den Vertrieb des neuentwickelten Entzündungshemmers – läuft dabei in mehreren Stufen und teilweise mit verschiedenen Partnern gleichzeitig ab: Zunächst werden in Vorab-Gesprächen nicht-vertrauliche Informationen ausgetauscht. Entscheiden sich InflaRx und potenzielle Partner, den Due-Diligence-Prozess weiterzuverfolgen, werden anschließend Verschwiegenheitserklärungen (Confidential Disclosure Agreement, CDA) unterzeichnet und der Austausch vertraulicher Daten kann beginnen. Hierfür ist eine geeignete Plattform entscheidend.

Für den kontrollierten Austausch vertraulicher Informationen, z.B. anonymisierter Studiendaten, benötigte InflaRx eine effiziente und sichere Datenraum-Lösung. Eine zentrale Anforderung war es, mit mehreren Partnern gleichzeitig in den Austausch treten zu können – ohne dass diese voneinander Kenntnis erlangen. Auch die Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten im Datenraum als Kontrollmechanismus stellte ein wichtiges Auswahlkriterium dar, das weit verbreitete Lösungen wie Microsoft SharePoint ausschloss.

Weitere Herausforderungen stellten die Zugänglichkeit sowie die allgemeine Leistungsfähigkeit des Datenraumes dar: Pro Projekt fallen zwischen 150 und 400 Dateien an – darunter PDF-Dokumente, aber auch sehr große Excel-Dateien mit mehreren Tausend Zeilen Inhalt. Die eingesetzte Lösung musste in der Lage sein, diese Dokumente stabil und zuverlässig bereitzustellen. Darüber hinaus sollte das Datenraummanagement einfach und vor allem auch mobil möglich sein, um bei längeren Büro-Abwesenheiten schnell per Smartphone nötige Einstellungen vornehmen zu können.

In der Due Diligence häufig genutzte Lösungen wie Intralinks oder Ideals stellen einen großen Funktionsumfang bereit. Dafür sind sie teuer – insbesondere für den Einsatz in kleineren und mittleren Projekten. InflaRx suchte daher nach einer kosteneffizienten Lösung, die gleichzeitig mit den benötigten Funktionen eine gute Alternative darstellen konnte.

Die US-Lösung Microsoft SharePoint schied beispielsweise aufgrund fehlender Kontrollmechanismen aus. Denn zusätzlich zur Zugangskontrolle durch Benutzergruppen und ein granulares Berechtigungsmanagement ist im Umgang mit sensiblen Forschungsdaten auch die Nachverfolgung aller Aktivitäten im Datenraum entscheidend – insbesondere beim Austausch mit mehreren Partnern.

Besonders wichtig war den Verantwortlichen ein zuverlässiger und stabiler Betrieb. So muss eine Lösung auch unter Last und während der Nutzung mit großen Datenmengen problemlos funktionieren. Sollte die Anzeige einer Datei im Browser aufgrund ihrer Größe nicht mehr praktikabel sein, muss diese als Alternative einfach herunterzuladen sein. Die Zugriffskontrolle des Datenraumes sollte außerdem nach dem Vier-Augen-Prinzip eingerichtet werden, damit ein Co-Administrator mit allen Berechtigungen jederzeit die Vertretung des Hauptverantwortlichen übernehmen kann und auch in dessen Abwesenheit einen reibungslosen Betrieb gewährleistet.

InflaRx setzt netfiles Data Room seit 2023 erfolgreich im Due-Diligence-Prozess ein. Fündig wurde Projektleiter Igor Orshanskiy bei der Evaluierung geeigneter Lösungen im eigenen Haus: Die Personalabteilung nutzt netfiles bereits seit vielen Jahren für Ablage und Austausch sensibler HR-Informationen, z. B. Gehaltsdaten. Weil besonders der Preis und die Funktionalität ein überzeugendes Gesamtpaket bildeten, fiel schnell die Entscheidung, die bestehende netfiles Lizenz zu erweitern und der neue Datenraum konnte schnell in Betrieb genommen werden.

Im Business Development arbeiten in der Regel bis zu 50 Benutzer im Datenraum, wobei ein Großteil davon externe Partner sind. Kollegen aus der wissenschaftlichen Abteilung befüllen den Datenraum mit Dateien und Ordnern, bereiten die freizugebenden Informationen vor und korrigieren diese. Nach dem Datenupload erfolgt die Strukturierung und Zuweisung von Benutzergruppen und Berechtigungen, wobei vor allem die Unterscheidung zwischen Benutzern mit Download- und Bearbeitungsrecht sowie reinem Lesezugriff (direkt im Datenraum) besonders wichtig ist.

Der sichere virtuelle Datenraum von netfiles durch seine einfache Handhabung bei gleichzeitig umfangreicher Funktionalität den direkten Vergleich zur internationalen Konkurrenz – obwohl diese aufgrund ihrer Bekanntheit zunächst oft bei anderen, großen pharmazeutischen Firmen etabliert ist. Einerseits läuft die Software stabil und plattformunabhängig, sodass bisher keinen Grund gab, den technischen Support in Anspruch zu nehmen. Auch sicherheitstechnische Bedenken einiger externer Benutzer, die zuvor noch nicht mit netfiles gearbeitet hatten, konnten durch deren jeweilige IT-Abteilung einfach ausgeräumt und die Nutzungsfreigabe erteilt werden – ohne dass Unterstützung durch InflaRx oder netfiles erforderlich war.

Hervorzuheben ist zudem die mobile Verfügbarkeit, sodass bei Bedarf beispielsweise neue Benutzer auch über Smartphone-Browser und ohne Zugriff über einen Desktop-PC oder Laptop jederzeit schnell und einfach hinzugefügt werden können.

Nach dem Einsatz von netfiles Data Room in zehn Projekten mit unterschiedlichen Partnern zieht Igor Orshanskiy eine äußerst positive Zwischenbilanz: Alle Beteiligten bei InflaRx sind mit netfiles sehr zufrieden.

netfiles unterstützt in der Due Diligence mit einem sehr zuverlässigen und stabilen Service, der darüber hinaus auch einfach in der Anwendung ist. Insbesondere für kleinere und mittlere Transaktionen stellt netfiles Data Room eine kostengünstige Alternative zu Alternativen wie Ideals oder Intralinks dar.

Auch die Zusammenarbeit mit dem Team von netfiles wird geschätzt: Auf Rückragen zur Funktionalität, die ganz zu Beginn des Einsatzes aufkamen, reagierte der netfiles Kundenservice sehr schnell und aktiv. Die Anpassung von Benutzerlizenzen funktioniert reibungslos.

In Summe überzeugt netfiles bei InflaRx als zuverlässiger und benutzerfreundlicher Datenraum, der außerdem mit einem ausgezeichneten Preis-Leistungsverhältnis punktet. Zusammen mit der Sicherheit und Performance des virtuellen Datenraumes sind dies die Grundlagen für den erfolgreichen Einsatz und die klare Weiterempfehlung.